De noodzaak tot het instellen van een voorziening vloeit voort uit de wet. In het BBV is aangegeven dat voorzieningen worden gevormd wegens:
Voorziening voor:
Instellen?
Art. 44, lid 1a BBV
Verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker doch redelijkerwijs te schatten is
Verplicht.
Art. 44, lid 1b BBV
Op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten
Verplicht.
Art. 44, lid 1c BBV
Kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren9 Bijvoorbeeld voor onderhoudslasten.
Niet verplicht.
Art. 44, lid 1d BBV
De bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b.
Verplicht.
Art. 44, lid 2 BBV
Van derden verkregen middelen die specifiek moeten worden besteed
Verplicht.
De verplichting tot instellen betekent dat noodzakelijk te vormen voorzieningen ook daadwerkelijk gevormd moeten worden, ongeacht of de gemeenteraad hiertoe vooraf heeft besloten.
De omvang van voorzieningen dient dekkend te zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico’s. Te veel en te weinig dekking is niet toegestaan.
Indien sprake is van een schatting van de onderliggende verplichting of risico, dan moet deze schatting betrouwbaar zijn. Dit hangt samen met de eisen die aan de getrouwheid van een jaarrekening worden gesteld. Het is niet toegestaan om de vorming van een voorziening voor bestaande verplichtingen achterwege te laten op grond van bijvoorbeeld beleidsmatige overwegingen.
Het is niet mogelijk om de bestemming van een voorziening rechtstreeks te wijzigen. Indien dit nodig blijkt te zijn, dient eerst het betreffende bedrag vanuit de voorziening vrij te vallen in de exploitatie, waarna op basis van een nieuw plan de gemeenteraad opnieuw een besluit kan nemen om een nieuwe voorziening in te stellen.
Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Het gaat hier bijvoorbeeld om vakantiegeld en verlofdagen. Voor verlofdagen kan een onderscheid worden gemaakt tussen:
Wettelijk verlof;
Bovenwettelijk verlof;
Spaarverlof.
Wettelijk verlof moet na het jaar waarin dit is opgebouwd, binnen korte termijn worden opgemaakt en is voor iedere werknemer (per fte) hetzelfde. Hier is derhalve sprake van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume en mag dus geen voorziening voor worden gevormd.
Anders is dit voor bovenwettelijk verlof en spaarverlof. Dergelijk verlof is langer aanwendbaar en de opbouw ervan verschilt per werknemer. Voor deze verlof vormen wordt een voorziening gevormd.
Voorzieningen worden door het college opgeheven als de verplichting of het risico waarvoor de voorziening is gevormd niet meer actueel is.
Hoofdstuk 4. › Paragraaf 4.2
Artikel 4.2.2.1
Het instellen en opheffen van voorzieningen
Onderdeel van Nota reserves & voorzieningen 2023