Het vormen, wijzigen of opheffen van reserves is een raadsbevoegdheid door middel van een raadsvoorstel. Het vormen van een voorziening is voorgeschreven in het BBV. Expliciet wordt hierbij nog vermeld dat het vormen van een voorziening niet is toegestaan voor een algemeen bedrijfsrisico. Er dient sprake te zijn van een specifiek risico.
Het streven is om het aantal reserves en voorzieningen beperkt te houden tot het hoogstnoodzakelijke.
Algemene uitgangspunten
Het aantal reserves beperkt houden. Te veel afzonderlijke reserves en voorzieningen leidt tot onoverzichtelijkheid en tot versluiering van uitgaven en inkomsten.
Structurele lasten worden gedekt door structurele baten. Inzet reserves voor structurele lasten moet dan ook vermeden worden. Een uitzondering hierop zijn de reserves die dienen ter dekking van de afschrijvingslasten.
Voor OBRA-reserves (pag.5) geldt dat een eenmalige storting gelijk is aan de toekomstige afschrijvingslasten.
Reserves en voorzieningen mogen niet negatief staan.
Minimale omvang bij het instellen van een bestemmingsreserve is € 50.000. Hiermee wordt voorkomen dat kleine, niet-materiele bedragen leiden tot een grote hoeveelheid kleine bestemmingsreserves.
Het ratio weerstandsvermogen van de gemeente mag, zelfs na het inzetten van de reserve, niet onder de waarde van 0,6 zakken, we streven naar een waarde van 1.
Instellen en muteren van reserves gebeurt via een raadsbesluit. Bij het instellen van een reserve moet het volgende worden vermeld, zonder deze gegevens is het instellen van een reserve niet mogelijk;
Het (specifieke) doel van de reserve
Onderbouwing van de reserve
Benodigde hoogte van de reserve, met onderbouwing
de maximale looptijd (niet van toepassing bij een spaarreserve);
Een onttrekking mag niet hoger zijn dan de werkelijke lasten.
Voordat een bestemmingsreserve wordt ingesteld, moet beoordeeld worden of de investering na de afschrijvingsperiode vervangen kan worden en of de vervangingskosten uit de exploitatie kunnen worden betaald. De Nota Reserves en Voorzieningen wordt periodiek herzien of wanneer er veranderingen zijn in wet- en regelgeving.
Reserves met een waarde lager dan € 25.000, waarbij in de laatste twee jaren geen onttrekkingen hebben plaatsgevonden worden afgeboekt en het saldo daarvan wordt overgeheveld naar de Algemene Reserve. Afboekingsvoorstellen worden gedaan bij het vaststellingsbesluit van de jaarrekening of gedurende de cyclus continue sturing.
De raad stelt een voorziening in. Overigens is de daadwerkelijke zeggenschap van de raad in bepaalde gevallen beperkt omdat er ook voorzieningen zijn die wettelijk verplicht zijn, denk bijvoorbeeld aan een voorziening dubieuze debiteuren. De hoogte van de voorziening moet onderbouwd zijn en mag niet groter of kleiner zijn dan de verplichting of risico’s waarvoor ze zijn gevormd. Alle toevoegingen aan voorzieningen zijn lasten en worden geraamd in de begroting. Uitgaven komen direct ten laste van de voorziening.
Er vinden geen rentetoerekeningen plaats aan reserves en voorzieningen. In de begroting moet per programma worden aangegeven welke bedragen aan reserves worden onttrokken of toegevoegd (BBV art. 17D). Bij de jaarrekening moet een overzicht worden gegeven van de daadwerkelijke mutaties in de reserves en voorzieningen (BBV, art. 27/28 en 54/55).
Artikel 4.
Beleid ten aanzien van reserves en voorzieningen
Onderdeel van Nota Reserves en Voorzieningen Deurne 2023