De commissie adviseert over de in artikel 2 van de verordening genoemde taken.
Zonder iets af te doen aan de bevoegdheid van het college om daarover aanwijzingen te geven, regelt de commissie zelf haar wijze van werken met inachtneming van het daarbij bepaalde in dit reglement. De werkwijze van de commissie is dat:
bij verplichte adviezen 'in commissie' wordt geadviseerd, tenzij het gaat om adviesaanvragen over een omgevingsplanactiviteit die betrekking heeft op een voorbeschermd gemeentelijk monument of een gemeentelijk monument en de omgeving daarvan. Alsdan wordt in beginsel onder mandaat door een lid met deskundigheid op het gebied van monumentenzorg geadviseerd; en
bij niet-verplichte of desgevraagde adviezen of aanbevelingen in beginsel onder mandaat wordt geadviseerd via het Platform Ruimte, waarbij de commissie wordt vertegenwoordigd door de (plaatsvervangend) voorzitter, zijnde het lid met de dienaangaand meest zwaarwegende expertise, en waarbij geldt dat:
de rayonarchitect dan wel het lid met de dienaangaand meest zwaarwegend gevraagde deskundigheid lid is van de commissie en onder mandaat voor de commissie kan adviseren;
bij het toepassen van de 'kan-bepaling' het college zich in beginsel laat adviseren door de gemeentebouwmeester. Het is aan de rayonarchitect en de gemeentebouwmeester om goed met elkaar af te stemmen met respect voor elkaars taken en rollen;
de secretaris Platform Ruimte aanspreekpunt is voor de commissie, maar geen lid is. De secretaris Platform Ruimte communiceert met zowel de commissie als de betrokken ambtena(a)r(en).
De advisering zowel 'in commissie' als onder mandaat is openbaar, tenzij naar het oordeel van de (plaatsvervangend) voorzitter de aard van het onderwerp van beoordeling zich daar tegen verzet. De commissie kan in voorkomende gevallen waarin zij dit noodzakelijk acht de openbare vergadering laten voorafgaan door een besloten intern beraad.
De door de ambtelijk secretaris op te stellen agenda wordt bekendgemaakt via de website van de gemeente en door toezending per e-mail aan de betrokkenen zoals vermeld in het zevende lid. Hierdoor wordt eenieder op de hoogte gesteld van het tijdstip en plaats van de (gemandateerde) behandeling. Slechts in zeer beperkte situaties kan het college, al dan niet op verzoek van de initiatiefnemer(s), een verzoek doen tot niet-openbare behandeling. Dit verzoek kan de commissie alleen honoreren als hieraan klemmende redenen op grond van artikel 5 van de Wet open overheid ten grondslag liggen.
Initiatiefnemers worden op verzoek in de gelegenheid gesteld om de (gemandateerde) behandeling van hun initiatief bij te wonen en toe te lichten. Indien zij bij de behandeling aanwezig willen zijn, vermelden ze dit bij de gemeente. De gemeente zorgt alsdan voor de uitnodigingen.
Tijdens de (gemandateerde) behandeling hebben alle belanghebbenden in toelichtende zin spreekrecht. Tijdens de beraadslagingen geldt geen spreekrecht.
De commissie vergadert minimaal twee keer per jaar met alle benoemde leden. Het lid met de dienaangaand meest zwaarwegend gevraagde deskundigheid behandelt in de tussenliggende periode de initiatieven waarvoor advies wordt ingewonnen, al dan niet tezamen met één of meer andere commissieleden om te voldoen aan de minimale bezetting en deskundigheid bij verplichte advisering. De advisering gebeurt in de regel binnen vier weken na binnenkomst van de adviesvraag. Het advies wordt opgesteld door de ambtelijk secretaris en wordt geaccordeerd door de (plaatsvervangend) voorzitter. De (plaatsvervangend) voorzitter kan ook zelf het advies opstellen. De adviezen en/of aanbevelingen worden uiterlijk binnen één week na de (gemandateerde) vergadering bekend gemaakt door toezending per e-mail aan:
de betrokken ambtena(a)r(en);
de gemeentebouwmeester;
de initiatiefnemer(s).
Artikel 3
Taken en werkwijze commissie
Onderdeel van Reglement van orde voor de gemeentelijke adviescommissie Omgevingskwaliteit 2024 gemeente Voorst