Zoals in hoofdstuk 3 aangegeven staan er grote veranderingen op stapel. Deze veranderingen hebben grote impact op de wijze van vergunningverlening. Flexibiliteit in benadering en contact worden onder invloed van de Omgevingswet nog belangrijker. Mede hierom wordt er ook een organisatiestructuurverandering voorbereidt. Wij moeten kunnen inspelen op maatwerk vraagstukken (burgerinitiatieven, co-creatie en meervoudige, complexe vragen). Ook zal de doorlooptijd van het vergunningentraject verkort worden naar 8 weken en worden initiatieven in samenwerking met alle betrokkenen tegelijkertijd aan de omgevingstafel besproken. Dit vergt complementaire kwaliteiten van de medewerkers. Daarnaast zal onder invloed van de Wkb juist het technische deel van de werkzaamheden (vooralsnog gedeeltelijk) meer naar de achtergrond verdwijnen. Er vindt dus een verschuiving plaats waarbij het meer om de ruimtelijke- en omgevingsaspecten gaat dan om de technische uitvoering van een bouwwerk. Voor dat laatste onderdeel wordt de bouwende partij zelf verantwoordelijk.
De ingrijpende transitie naar de Omgevingswet (verwachte inwerkingtreding op 1 januari 2024) vergt veel voorbereiding. Met name in 2022 en 2023 is al flink op de voorbereiding ingezet en dit zal doorlopen naar de uitvoeringsfase in 2024. Daarom heeft dit VUP van 2024 veel overeenkomsten met het VUP van 2022 en 2023. De transitie vereist onder andere een hernieuwd strak ingericht werkproces met daarbij duidelijke afspraken met onze ketenpartners. Deze voorbereiding kan niet zonder meer worden opgepakt naast de reguliere werkzaamheden, want ‘de winkel’ moet open blijven. Het management zal daar waar nodig op anticiperen.
Ook het jaar 2024 zal in het teken staan van het verwerven van kennis/ervaring en het aanpassen van applicaties en processen.
De belangrijkste onderdelen worden hieronder op hoofdlijnen beschreven. In het werkplan van het team zal dit verder concreet worden uitgewerkt en afgestemd met andere teams en interne/externe partijen.
Aktie voor 2024 uit de evaluatie van het VUP 2022:
Het aanvraagproces omgevingsvergunningen zal opnieuw ingericht worden en afgestemd met andere teams. Applicaties zullen hierop ingeregeld moeten worden, met aangepaste sjablonen. Medewerkers moeten trainingen volgen en bekend worden met de nieuwe regelgeving en software. Dit zal vooral in 2023 opgepakt worden, maar als er in 2024 mee gewerkt wordt, zal dit ongetwijfeld nog inzet vragen op het gebied van verdere inrichting, afstemming, verbetering en het oplossen van kinderziekten.
4.2.1 Inrichten RX-Mission
Voor het registreren en afhandelen van de aanvragen om vergunningen werd tot 1 mei 2023 gebruik gemaakt van de applicatie SquitXo. Deze applicatie is niet geschikt voor de aanvragen die na invoering van de Omgevingswet worden ingediend. De vervanger van SquitXo heet RX-Mission. Door het herhaalde uitstellen van de omgevingswet, is er voor gekozen een deel van Rx.Mission in te richten voor het registreren van de Wabo aanvragen vanaf 1 mei 2023. Aflopende contracten, onzekerheid over de definitieve invoering van de Omgevingswet en uitfasering van SquitXo lagen aan deze keuze ten grondslag.
SquitXo is in de loop der jaren zo efficiënt ingericht en doorontwikkeld, dat we daar maximaal profijt uit weten te halen. We kunnen er niet vanuit gaan dat we RX-Mission op 1 januari 2024 ook al zo functioneel hebben ingericht als SquitXo nu, maar we streven er wel naar om dit zoveel als mogelijk te benaderen. Daarnaast moeten de medewerkers zich het nieuwe systeem ook eigen maken.
De complicerende factor is dat alle aanvragen die voor 1 januari 2024 binnenkomen volgens de oude regels (Wabo) behandeld moeten worden, deze oude processen lopen dus na 1 januari 2024 nog geruime tijd door. Alles dat op 1 januari 2024 en daarna binnenkomt, moet volgens het nieuwe regiem worden afgehandeld in RX-Mission. Gezien de ervaring met doorlooptijden, zullen wij er van uit moeten gaan dat wij vanaf 1 januari 2024 zeker nog wel een jaar volgens zowel het oude als nieuwe proces moeten werken.
Aktie voor 2024 uit de evaluatie van het VUP 2022:
De inrichting van Rx.Mission voor zowel de Omgevingswet als de Wabo loopt (inmiddels liep) door uitstel van de Omgevingswet door in 2023. Bij de werkplanning van de betrokken medewerkers moet hier rekening mee worden gehouden. In 2024 zal de nadruk vooral liggen op verdere inrichting en doorontwikkeling.
4.2.2 Herschrijven sjablonen SquitXo naar Rx.Mission
Om maximaal profijt te hebben van Rx.Mission is het van belang dat we alle briefsjablonen welke we nu in SquitXo hebben voor Wabo en APV aanpassen aan Rx.Mission en natuurlijk ook de Omgevingswet. Dit is een omvangrijke klus, welke op 1 januari 2024 gereed moet zijn. Naar aanleiding van praktijkervaringen zullen deze sjablonen in 2024 verder geoptimaliseerd worden.
Aktie voor 2024 uit de evaluatie van het VUP 2022:
De omzetting van de sjablonen naar Rx.Mission voor zowel de Omgevingswet als tijdelijk voor de Wabo loopt door in 2023. Bij de werkplanning van de betrokken medewerkers moet hier rekening mee worden gehouden. In 2024 zal de nadruk liggen op onderhoud aan de sjablonen en inspelen op wets- en proceswijzigingen.
4.2.3 Vragenbomen toepasbare regels in het DSO
Er is in 2021 gestart met het inrichten van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). In 2022 en 2023 is hiermee een flinke slag gemaakt. Hoeveel tijd hier vanuit de organisatie nog aan besteed moet worden in 2024 is momenteel nog niet duidelijk, omdat het DSO nog steeds in ontwikkeling is. De gemeente is straks zelf voor een groot deel verantwoordelijk voor de inhoud van het DSO. Iedere beleidswijziging zal dus ook continue in het DSO verwerkt moeten worden. De gemeente wordt via het DSO het loket voor alle vragen op het gebied van de fysieke leefomgeving. Hierbij gaat het ook om vragen welke gaan over Rijks-, Provinciale regelgeving en de regelgeving van het hoogheemraadschap. De verwachting is dat dit een flinke toename van de belasting van de organisatie zal betekenen. Hoe deze extra werkzaamheden zich verhouden tot de tijd welke we nu kwijt zijn aan mondelinge en schriftelijke beantwoording van vragen moet nog blijken als het DSO is ingericht. De mogelijke voordelen van het DSO voor initiatiefnemers komen ten laste van de gemeente.
Nog niet bepaald is waar straks de organisatorische verantwoordelijkheid voor het DSO belegd wordt. Het is van belang om dit in beeld te krijgen en daar is aandacht voor, m.n. vanuit de projectgroep implementatie Omgevingswet.
Aktie voor 2024 uit de evaluatie van het VUP 2022:
De inrichting van en het onderhoud aan het DSO loopt verder door in 2024. Bij de toedeling van werk van de betrokken medewerkers moet hier rekening mee worden gehouden. Verder moet nog bepaald worden waar de organisatorische verantwoordelijkheid voor de inhoud, met name de toepasbare regels, komt te liggen. Als de keuze voor de verantwoordelijkheid gemaakt is, zal hiermee in het VUP van 2025 zo nodig rekening worden gehouden.
4.2.4. Verfijnen proces intake aanvragen
Inmiddels wordt al een tijd proefgedraaid met de Intake- en Omgevingstafels. In het begin werd er voor een deel van de aanvragen gebruik gemaakt van deze methode, maar inmiddels wordt er voor alle aanvragen die daarvoor in aanmerking komen, gebruik gemaakt van de tafels. Deze ervaringen hebben wij nodig om de processen goed te kunnen verfijnen en inrichten.
We zijn in 2023 verder gegaan met de proef om alle aanvragen die binnenkomen te laten beoordelen door een Intakemanager. Die bepaalt in samenspraak met een collega van RO of een ingediend verzoek richting Intaketafel kan of dat we deze op voorhand al af kunnen wijzen. Plannen welke onvoldoende informatie bevatten, niet haalbaar zijn of niet op de juiste manier zijn ingediend worden aan de voorkant tegengehouden en gaan dus niet meer de lijn in. Ook beoordeelt een Intakemanager of de ingediende aanvraag regulier c.q. complex is en koppelt hier vervolgens de juiste medewerker aan. Wij willen hiermee voorkomen dat de organisatie wordt belast met initiatieven die onvoldoende onderbouwd zijn of haaks staan op ingezette ontwikkelingen. Ook wordt zo voorkomen dat reguliere initiatieven opgehouden worden omdat de aandacht te veel uitgaat naar complexe of onvoldragen initiatieven. Deze processen zullen in 2024 verder worden verfijnd en de rollen zullen verder worden gedefinieerd.
Aktie voor 2024 uit de evaluatie van het VUP 2022:
In 2024 zal het inzetten van de Intake- en omgevingstafel worden voortgezet. Hiermee wordt er steeds meer routine opgebouwd en weten de medewerkers steeds beter wat er verwacht wordt. Ook zullen er op basis van de ervaring specifieke rollen worden toebedeeld.
In 2024 zal geëvalueerd worden hoe dit in de praktijk loopt en of eventueel bijstelling noodzakelijk is.
4.2.5. Intake- en omgevingstafels in lijnproces brengen
De Intake- en Omgevingstafel moet nog in de lijn geborgd worden, omdat dit gestart is als een leerproces. Op dit moment wordt de organisatie hiervan tijdelijk verdeeld over diverse betrokkenen. Zodra de procesbeschrijvingen en rollen volledig ingevuld en gedefinieerd zijn, zal samen met het domein Ruimte gekeken worden hoe we de tafels in de lijn borgen.
Aktie voor 2024 uit de evaluatie van het VUP 2022:
In 2024 zullen medewerkers één of meer rollen hebben in het vergunningverleningsproces. Omdat dan ook de Omgevingswet in werking is getreden, zal dan na verloop van tijd geëvalueerd worden hoe dit in de praktijk loopt en of eventueel bijstelling noodzakelijk is.
4.2.6 Wkb proces inrichten
Met de invoering van de Omgevingswet wordt naar verwachting ook de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) ingevoerd. De Wkb heeft als doel de (borging van) bouwkwaliteit en het bouwtoezicht onder de verantwoordelijkheid van marktpartijen te plaatsen door het invoeren van een nieuw stelsel van kwaliteitsborging. De nieuwe wet zal gefaseerd in werking treden. Er wordt gelijktijdig met de invoering van de Omgevingswet gestart met eenvoudige (nieuw)bouwwerken (gevolgklasse 1). Na 3 jaar volgt een evaluatie door het Rijk, daarna worden eventueel de complexere bouwwerken ook onder de Wkb gebracht. Dit zal dus niet eerder dan 2028 zijn.
Als gevolg van de Wkb zal de huidige omgevingsvergunning voor het bouwen in twee activiteiten worden opgesplitst, een bouwactiviteit en een omgevingsplanactiviteit. Zie onderstaand schema.
Bron afbeelding: VNG
Afhankelijk van de activiteit zal een initiatief een bepaald proces doorlopen. Deze processen zullen opnieuw ingericht en afgestemd moeten worden.
Aktie voor 2024 uit de evaluatie van het VUP 2022:
In 2023 zullen de werkprocessen worden afgestemd op de Omgevingswet en de Wkb. Werken met een private kwaliteitsborger is niet alleen nieuw voor onze organisatie maar ook voor de initiatiefnemers en de uitvoerende partijen. Dit nieuwe proces zal gedurende 2024 in de praktijk getest worden. Zo nodig kan het werkproces worden bijgesteld.
4.2.7 Herinrichten adviseringsprocessen
Om een aanvraag te kunnen beoordelen moeten er afhankelijk van het initiatief interne en/of externe adviezen worden gevraagd. De inzet is om de diverse disciplines zoveel als praktisch mogelijk aan de omgevingstafel te krijgen. Het kan hierbij bijvoorbeeld gaan om de disciplines erfgoed/welstand, flora en fauna, brandveiligheid etc. Niet ieder initiatief hoeft echter naar de omgevingstafel. De adviseringsprocessen zullen opnieuw ingericht en uitgelijnd moeten worden, samen met onze partners en aansluitend op de processen van de intake- en omgevingstafel.
Aktie voor 2024 uit de evaluatie van het VUP 2022:
In 2023 zal de uitlijning en inrichting van de processen verder worden uitgewerkt. Het adviseringsproces is daar een onderdeel van, de adviseurs zitten ook aan de tafels.
In 2024 zal geëvalueerd worden hoe dit in de praktijk loopt en of eventueel bijstelling noodzakelijk is.
4.2.8. Opleiden, trainen en aansluitend oefenen.
Naast het op orde brengen van alle processen en applicaties is het noodzakelijk dat medewerkers de tijd krijgen om zich goed voor te bereiden op de Omgevingswet. Hiervoor is opleiden/trainen van groot belang. In de tweede helft van 2023 zal een opleiding georganiseerd worden. Vaste medewerkers moeten voldoende ruimte krijgen om zich voor te bereiden op de Omgevingswet en moeten zich hierin aansluitend na 1 januari 2024 verder kunnen bekwamen.
Aktie voor 2024 uit de evaluatie van het VUP 2022:
In de loop 2023 wordt een inhoudelijke training georganiseerd, waarin m.n. de praktijk van vergunningverlening onder de Omgevingswet verder wordt uitgediept. In 2024, wanneer de Omgevingswet in werking is getreden, wordt duidelijk of en wat er verder nog nodig is om de medewerkers te trainen. Daar zal dan op geanticipeerd worden.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.2
Voorbereiding Omgevingswet / Wkb
Onderdeel van Vergunningverlening Uitvoering Programma Teylingen 2024