Wie gaat er controleren of de leverancier ook echt levert? En of dit op tijd gebeurt? Of het ook voldoet aan onze wensen? Is het meerwerk terecht? Zijn er stelposten aangesproken? Wie evalueert het resultaat? Moet het de volgende keer anders en wat moet er dan anders?
Om te zorgen dat we dit soort vragen kunnen beantwoorden, wijst de contracteigenaar (het teamhoofd/afdelingshoofd/teamleider van de afdeling/team waar het contract betrekking op heeft) één of meerdere personen aan voor de (inhoudelijke en/ of proces) verantwoordelijkheid over (een deel van) het contract. Wij noemen dit de contractmanager.
Deze is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor:
Het afsluiten, beoordelen en opstellen van het contract;
het onderhandelen over zaken in het contract;
het beoordelen van beslissingen binnen het contract;
het doen van marktonderzoek;
het aanleveren van het contract bij de contractbeheerder;
het bewaken van de afspraken en producten uit het contract.
Bij sommige contracten is degene die inkoopt ook de contractmanager. Het belang van contractmanagement verschilt per contract en type aanbieder. Bij inkopen met een gering belang is er vaak nauwelijks contractmanagement nodig. Bij complexe contracten is er iemand nodig die op het contract stuurt, soms zijn er zelfs meerdere contractmanagers nodig. Eindverantwoordelijk blijft de contracteigenaar. In de komende jaren willen we toewerken naar een classificatie van contracten.
Wij hebben een vaste contractbeheerder. Deze helpt de contractmanagers met het beheren van de stukken, het bewaken van deadlines en het maken van managementrapportages. Zorg dat je inkoopdossiers altijd daar volledig en tijdig aanlevert.
Extra informatie: Meer over contractbeheer en contractmanagement lees je in hoofdstuk 9.
Hoofdstuk 2. › Paragraaf 2.2
Artikel 2.2.7
Wie stuurt op afspraken uit het contract na de aanbesteding?
Onderdeel van Inkoop en aanbestedingsbeleid 2024-2027