Het besluitvormingsproces wordt gestructureerd en procesmatig uitgevoerd. Hiervoor wordt de software gebruikt die ook voor onder andere omgevingsvergunningen wordt gebruikt. Per zaak wordt een verantwoordelijke voor het hele proces aangewezen.
De basis voor een goede beoordeling is de noodzaak voor een volledige aanvraag om vergunning. De gemeente is kritisch: een onjuiste of onvolledige aanvraag kost later in het proces vaak extra tijd. Onvolledig ingediende aanvragen om vergunningen worden niet behandeld. De aanvrager wordt in de gelegenheid gesteld om de aanvraag binnen een redelijke termijn aan te vullen en te verbeteren. Aanvragen die te laat binnenkomen (minder dan de in de APV/Uitvoeringsbeleid evenementen voorgeschreven termijn) worden niet in behandeling genomen dan wel geweigerd. Deze werkwijze geldt bij alle evenementen, ook die al vaker zijn georganiseerd.
Bij alle vergunningaanvragen wordt de behandelaanpak bepaalt aan de hand van de Behandelscan Evenementen Brabant van de VRZBO. Daarna start het adviestraject. In ieder geval wanneer uit de Behandelscan Evenementen Brabant het evenement wordt geclassificeerd als een C-evenement wordt advies gevraagd aan de veiligheidsmedewerker van de gemeente, politie, veiligheidsregio en GHOR. Er wordt een multi-gedisciplineerd overleg gepland. Bij evenementen met behandelaanpak tot en met ‘B’ zal in bijzondere situaties ook advies van 1 of meerdere van de hiervoor genoemde adviseurs nodig zijn. Nadat de adviezen zijn ontvangen, wordt besloten of de vergunning wordt verleend. Zo nodig wordt hierbij de burgemeester, als portefeuillehouder openbare orde en veiligheid, betrokken. Op basis van de adviezen worden voorschriften aan het besluit verbonden.
De noodzaak voor het aanvragen van advies vraagt deskundigheid en alertheid van de medewerkers die belast zijn met de behandeling van vergunningen. Daarbij zal vooral ook veel aandacht moeten zijn voor de politieke sensitiviteit. Een ogenschijnlijk klein evenement kan maatschappelijk grote gevolgen hebben, zodat soms toch advies van een derde nodig is.
Om de deskundigheid van de medewerkers te vergroten en te borgen hebben wij eisen geformuleerd waaraan de medewerkers moeten voldoen. Deze eisen zijn opgenomen in bijlage III.
Hoofdstuk 2
Artikel 2.11.1.1
Voorbereiding besluitvorming
Onderdeel van Uitvoeringsbeleid kwaliteit vergunningen, toezicht en handhaving Omgevingsrecht 2024 gemeente Eersel