Persoonsgegevens worden binnen de gemeente Lopik (vrijwel) altijd digitaal opgeslagen. Voor opslag van gegevens beschikt de gemeente Lopik over een eigen, afgeschermd netwerk. De manier waarop gemeente Lopik haar netwerk en gegevens beveiligd is in overeenstemming met de gemeentelijke beveiligingsnormen (BIO, zie ook 2.2.6)
Opslag gebeurt op de volgende manieren:
In centrale databases die door verschillende gebruikers te benaderen en te bewerken zijn. Alle grote registraties van persoonsgegevens zijn in de gemeente Lopik opgenomen in centrale databases.
Binnen decentrale databases en spreadsheets die door algemene kantoorautomatiseringssoftware te benaderen zijn. Dit betreft kleinschalige registraties met een zeer specifiek doel.
Op ongestructureerde basis: in documenten, afbeeldingen en dergelijke. Dit betreft geen registraties maar specifieke persoonsgegevens over een of enkele personen.
Voor de opslag van persoonsgegevens gelden de volgende uitgangspunten:
Opslag in centrale databases heeft sterk de voorkeur boven decentrale opslag. Centrale databases kennen een hogere beschikbaarheid, daarnaast is de integriteit en de vertrouwelijkheid van de data veel beter te waarborgen.
Opslag van persoonsgegevens geschiedt op goed beveiligde netwerken waarover de gemeente Lopik dient te beschikken.
Aan medewerkers die geregeld met persoonsgegevens op pad gaan wordt een beveiligde voorziening aangeboden (smartphone, notebooks).
Lokale opslag zoals smartphones en laptops worden afdoende versleuteld.
De gemeente Lopik kent diverse voorzieningen om de beschikbaarheid van de persoonsgegevens te waarborgen. Vitale ICT-systemen en componenten zijn dubbel uitgevoerd, en alle gegevens op het interne netwerk worden dagelijks geback-upt. Ook deze maatregelen zijn in lijn met de gemeentelijke beveiligingsnormen.
Hoofdstuk 4. › Paragraaf 4.8
Artikel 4.8.1
Opslag van persoonsgegevens
Onderdeel van Tactisch Privacybeleid Gemeente Lopik 2023-2026