Er wordt de laatste jaren steeds meer belang gehecht aan een adequate uitvoering van de taken op het gebied van de APV en andere bijzondere wetgeving, zoals de Alcoholwet. De rol van de gemeente is veranderd en de burgemeester in het bijzonder heeft een duidelijkere plaats gekregen in het proces van vergunningverlening en toezicht, vooral bij evenementen. Enkele incidenten waarbij slachtoffers zijn gevallen op evenementen maken dat aandacht voor openbare orde en veiligheid meer aandacht heeft gekregen en ook behoud. Om openbare orde en veiligheid een nadrukkelijke plek te geven in de vergunningverlening en bij het toezicht is het Uitvoeringsbeleid evenementen gebaseerd op de Handreiking evenementenveiligheid van het Instituut Fysieke Veiligheid.
2.11.1.1 Voorbereiding besluitvorming
Het besluitvormingsproces wordt gestructureerd en procesmatig uitgevoerd. Hiervoor wordt de software gebruikt die ook voor onder andere omgevingsvergunningen wordt gebruikt. Per zaak wordt een verantwoordelijke voor het hele proces aangewezen.
De basis voor een goede beoordeling is de noodzaak voor een volledige aanvraag om vergunning. De gemeente is kritisch: een onjuiste of onvolledige aanvraag kost later in het proces vaak extra tijd. Onvolledig ingediende aanvragen om vergunningen worden niet behandeld. De aanvrager wordt in de gelegenheid gesteld om de aanvraag binnen een redelijke termijn aan te vullen en te verbeteren. Aanvragen die te laat binnenkomen (minder dan de in de APV/Uitvoeringsbeleid evenementen voorgeschreven termijn) worden niet in behandeling genomen dan wel geweigerd. Deze werkwijze geldt bij alle evenementen, ook die al vaker zijn georganiseerd.
Bij alle vergunningaanvragen wordt de behandelaanpak bepaalt aan de hand van de Behandelscan Evenementen Brabant van de VRZBO. Daarna start het adviestraject. In ieder geval wanneer uit de Behandelscan Evenementen Brabant het evenement wordt geclassificeerd als een C-evenement wordt advies gevraagd aan de veiligheidsmedewerker van de gemeente, politie, veiligheidsregio en GHOR. Er wordt een multi-gedisciplineerd overleg gepland. Bij evenementen met behandelaanpak tot en met ‘B’ zal in bijzondere situaties ook advies van 1 of meerdere van de hiervoor genoemde adviseurs nodig zijn. Nadat de adviezen zijn ontvangen, wordt besloten of de vergunning wordt verleend. Zo nodig wordt hierbij de burgemeester, als portefeuillehouder openbare orde en veiligheid, betrokken. Op basis van de adviezen worden voorschriften aan het besluit verbonden.
De noodzaak voor het aanvragen van advies vraagt deskundigheid en alertheid van de medewerkers die belast zijn met de behandeling van vergunningen. Daarbij zal vooral ook veel aandacht moeten zijn voor de politieke sensitiviteit. Een ogenschijnlijk klein evenement kan maatschappelijk grote gevolgen hebben, zodat soms toch advies van een derde nodig is.
Om de deskundigheid van de medewerkers te vergroten en te borgen hebben wij eisen geformuleerd waaraan de medewerkers moeten voldoen. Deze eisen zijn opgenomen in bijlage III.
2.11.1.2 Betrokkenheid burgemeester
Ieder jaar worden meer dan honderd evenementen in de gemeente gehouden. De burgemeester wordt niet bij alle evenementen actief betrokken. De burgemeester wordt voor C-evenementen in ieder geval in kennis gesteld van aanvragen om vergunning en er vindt altijd overleg plaats met de burgemeester. Van dit overleg wordt een verslag gemaakt. Ook evenementen met een lagere behandelaanpak kunnen vanwege hun risico bestuurlijke betrokkenheid verlangen. De medewerker die belast is met de vergunningverlening zal hier aandacht voor hebben.
2.11.1.3 Planvorming en Toezicht
Het toezicht op het evenement wordt uitgevoerd door medewerkers van de gemeente en VTH. Bij grotere evenementen zullen ook de politie, veiligheidsregio en GHOR betrokken worden. Op welke wijze dit gebeurt is beschreven in hoofdstuk 3 en bijlage V en in het Uitvoeringsbeleid evenementen.
2.9.1.4Evaluatie
De gemeente wil leren en verbeteren. Een evaluatie maakt onderdeel uit van de cyclus voor de beoordeling van aanvragen om vergunning voor evenementen en het houden van toezicht. Dit wordt altijd uitgevoerd bij C-evenementen. Bij de evaluatie worden de organisator van het evenement en de hiervoor aan de orde gekomen hulpdiensten/adviseurs betrokken. De evaluatie wordt in een verslag vastgelegd. Bij een volgend evenement wordt de kennis en ervaring van voorgaande evenementen betrokken.
Bij nieuwe B-evenementen, die zijn bedoeld om jaarlijks terug te keren, vindt in ieder geval na het plaatsvinden van de eerste editie een volledige evaluatie plaats. De jaren daarna indien daar bij één van de partijen behoefte aan is. Dat geldt ook voor eenmalige evenementen.
Hoofdstuk 2 › Paragraaf 2.11
Artikel 2.11.1
Openbare orde en veiligheid bij evenementen
Onderdeel van Uitvoeringsbeleid kwaliteit vergunningen, toezicht en handhaving Omgevingsrecht 2024 gemeente Oirschot