**1..** De commissiegriffier zendt ten minste acht dagen voor een vergadering de leden van de commissie en de griffiers van de raden een oproep per e-mail onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering.
**2..** De leden van de raden worden in kennis gesteld van de voorlopige agenda.
**3..** In spoedeisende gevallen kan de voorzitter van de commissie voorstellen een agendapunt aan de vergadering toe te voegen. De commissie beslist over het in behandeling nemen van die voorstellen bij het vaststellen van de definitieve agenda van de vergadering.
**4..** Vergaderstukken bestemd voor een vergadering van de commissie worden tegelijk met de oproep voor de vergadering verzonden, indien dit praktisch niet mogelijk is, worden stukken zo spoedig mogelijk ter kennis van de commissie gebracht en onafhankelijk van oproep/voorlopige agenda verzonden.
**5..** Alle stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden
op elektronische wijze aan een ieder ter beschikking gesteld.
Hoofdstuk 4
Artikel 11