Een controle kent doorgaans drie fasen: voorbereiding, uitvoering en rapportage. Per fase wordt de gebruikelijke aanpak besproken.
Wanneer de Wkb van kracht is, kan het bouwtechnische toezicht voor de geldende gevolgklasse op bepaalde aspecten afwijken. Zie hiervoor hoofdstuk 4 ‘Wet kwaliteitsborging voor het bouwen’.
Fase 1: voorbereiding
De toezichthouder voert dossieronderzoek uit, waarbij het dossier met bijvoorbeeld verleende vergunning(en) en eerdere correspondentie wordt doorgenomen. Tevens wordt gekeken naar de toepasselijke regelgeving. Indien nodig, vindt er afstemming plaats met interne vergunningverleners en andere toezichthouders, als onderdeel van een integrale aanpak waarbij toezichthouders op het gebied van bouw, brandveiligheid, milieu en APV samenwerken. In de praktijk betekent dit het hebben van een oog- en oorfunctie van de toezichthouders en het zo mogelijk combineren van controles.
Daarnaast wordt onderzocht hoe toezichthouders kunnen samenwerken met andere instanties en controleurs actief binnen de gemeente, zoals politie, de voedsel- en warenautoriteit, de regionale brandweer, de BAG- en de GBA-controleurs, en de WOZ-taxateurs. Hierbij worden afspraken gemaakt over de wijze van informatiedeling met deze verschillende instanties.
Indien gewenst maakt de toezichthouder een afspraak met de contactpersoon voor de controle om ervoor de zorgen dat een volledige controle mogelijk is op het moment van het bezoek. Hierop kan een uitzondering worden gemaakt in gevallen waarin een overtreding pas kan worden vastgesteld als de contactpersoon niet vooraf op de hoogte wordt gesteld, zoals bij klachten, meldingen en handhavingsverzoeken met betrekking tot overtredingen van gedragsregels.
Fase 2: uitvoering
Na de voorbereiding voert de toezichthouder de controle uit. Bij aankomst bij de locatie meldt de toezichthouder zich bij de contactpersoon en legitimeert zich. Vervolgens deelt de toezichthouder het doel van de controle mee en legt uit hoe de controle zal worden uitgevoerd. Indien gewenst, voert de toezichthouder het controlebezoek samen uit met de contactpersoon. De toezichthouder houdt zich aan de geldende veiligheidsvoorschriften op de locatie en maakt gebruik van zijn wettelijke bevoegdheden indien dit nodig is, waarbij hij zich aan de wettelijk voorschriften houdt voor bijvoorbeeld toegang tot bepaalde plaatsen en het nemen van monsters. De toezichthouder toetst de situatie aan de geldende voorschriften en documenteert deze in het digitale controleverslag. Tijdens het bezoek kunnen ook bevindingen worden vastgelegd, zoals het nemen van monsters en foto’s. De toezichthouder geeft tijdens het bezoek informatie over geldende regels en kan advies geven over zaken die niet verplicht zijn, zoals optionele duurzame maatregelen. Na afloop van de controle bespreekt de toezichthouder de bevindingen met de contactpersoon en maakt afspraken over de aanpak van eventuele overtredingen, waarbij de toezichthouder de passende handhavingsstrategie hanteert. In ernstige gevallen, zoals wanneer een overtreding leidt tot een gevaarlijk of hinderlijk situatie, of wanneer de overtreding onomkeerbaar is, treft de toezichthouder onmiddellijk op. In minder ernstige gevallen of wanneer alles in orde is, worden de bevindingen samengevat door de juridisch medewerker in een brief aan de contactpersoon of mondeling medegedeeld, waarbij de resultaten altijd worden vastgelegd in het digitale informatiesysteem.
Fase 3: rapportage
De rapportage, inclusief eventuele digitale foto’s en bijlagen, dient als bewijsmateriaal en bevat tevens de gemaakte vervolgafspraken. De toezichthouder slaat deze rapportage na het bezoek op in het digitale informatiesysteem, waar het wordt bewaard om de omvang en de diepgang van de controle en de afspraken met de contactpersoon vast te leggen. Het controleverslag is van belang voor het vastleggen van de handhavingsgeschiedenis en voor de bewijsbaarheid in mogelijke juridische vervolgprocedures, zowel strafrechtelijk als bestuursrechtelijk. De gemeente toont hiermee tevens aan dat zij haar toezichtstaak nakomt, mocht er onverhoopt iets misgaan in de toekomst. Niet alle rapportages zijn uitgebreid; een hercontrole rapporteert alleen over de aspecten die tijdens de vorige controle zijn overtreden. In het geval van periodieke milieucontroles bij bedrijven, worden de resultaten altijd schriftelijk of via e-mail bevestigd aan de contactpersoon door de OFGV. Bij andere controles worden de resultaten alleen schriftelijk of digitaal bevestigd als er een handhavingstraject wordt ingezet. In deze correspondentie worden tevens afspraken over de aanpak van de overtreding(en) vastgelegd.
Fase 4: vervolg
Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat wanneer bestuursrechtelijke handhavingsmaatregelen worden opgenomen, de LHSO-procedure worden gevolgd. Dit houdt in dat een voornemen tot het opleggen van een last onder dwangsom of bestuursdwang eerst bekend wordt gemaakt voordat het wordt opgelegd.
In het taakveld milieu wordt, waar relevant en zinvol, de bestuurlijke strafbeschikking milieu (BSBm) ingezet ter ondersteuning van de bestuursrechtelijke handhaving, naast deze handhaving zelf.
Bijlage
Artikel Inleiding
Artikel Inleiding
Onderdeel van Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024-2027