**1..** De ambtelijk secretaris van de commissie belegt de fysieke vergaderingen en zorgt dat de agenda, bij voorkeur drie dagen van te voren wordt verzonden, tezamen met de voor een goede beoordeling noodzakelijke tekeningen, foto’s en verklarende teksten, alsmede het verslag van de vorige vergadering.
**2..** De commissie adviseert schriftelijk en gemotiveerd. Een van de leden zorgt voor de verslaglegging, daarin ondersteund door de ambtelijk secretaris. Het verslag van de beraadslagingen van de commissie kan worden opgevat als de motivering behorend bij het positieve of negatieve advies. Het advies geeft aan op welke toetsingscriteria de beoordeling is gebaseerd.
**3..** Zodra het advies wordt uitgebracht, wordt het advies gevoegd bij de aanvraag voor een omgevingsvergunning.
**4..** Het advies kan worden gecombineerd met suggesties voor beleid of processen. Deze suggesties zijn vrijblijvend en staan duidelijk los van de conclusie van het advies zelf.
**5..** Bij geïntegreerde omgevingskwaliteit- en monumentenadviezen wordt in het advies zichtbaar onderscheid gemaakt tussen de monumentenbeoordeling en de omgevingskwaliteitsbeoordeling.
Artikel 5.8
Notulering en dossiervorming
Onderdeel van Reglement van orde van de Adviescommissie omgevingskwaliteit gemeente Waalre