In het controleprogramma is opgenomen dat het vervangingsproces jaarlijks gecontroleerd wordt. Dit wordt intern geïnitieerd door de Recordmanager. Hier wordt een rapportage over opgesteld die ter review aangeboden wordt aan de archiefinspectie. Er wordt daarbij voornamelijk gekeken naar de volgende punten:
Worden de procedures uit het Handboek Vervanging nauwgezet gevolgd?
Voldoen de scans aan de eisen die eraan gesteld worden in het Handboek Vervanging?
Wordt nog voldaan aan de kwaliteitseisen die in het Handboek Vervanging zijn opgenomen?
Voldoen de controles?
Tijdens de audit wordt gekeken naar de inrichting en aansturing van de IDV-processen. Dit kan zich op twee niveaus afspelen: beoordeling van het beheerssysteem zelf, of van de uitvoering van het proces. De controle van de uitvoering van het proces zal met name in de reguliere controles worden uitgevoerd (monitoring), de beheersing van het proces is bij uitstek een onderwerp voor de jaarlijkse audit (auditing). Dit gebeurt door middel van een plan-do-check-act-cyclus, zodat de organisatie voortdurend leert van de dingen die niet goed gaan. Naar aanleiding van de audits en controles zullen de processen waar nodig worden aangepast.
Hoofdstuk 5 › Paragraaf 5.3
Artikel 5.3.3
Auditing
Onderdeel van Besluit tot retrospectieve vervanging van archiefbescheiden 2016-2019 gemeente Huizen 2024