De aanvraag wordt ingediend via het vastgestelde aanvraagformulier. Op het formulier worden overige benodigde toestemmingen tegelijkertijd mee aangevraagd. Het aanvraagformulier met bijlagen wordt na ontvangst door de gemeente doorgezonden naar team Vergunningen van Samenwerking Kempengemeenten. De aanvraag wordt bij team Vergunningen als zaak geregistreerd in een geautomatiseerde procedureapplicatie. Per zaak wordt een casemanager APV/Bijzondere wetten voor het hele proces aangewezen. Er wordt een ontvangstbevestiging verzonden.
Er wordt kritisch gekeken naar de volledigheid van een aanvraag. Bij een onvolledig ingediende aanvraag wordt de aanvrager 1 keer in de gelegenheid gesteld om de aanvraag binnen een redelijke termijn, in principe 2 weken, aan te vullen en/of te verbeteren. De beslistermijn wordt opgeschort met de termijn die gebruikt wordt voor het indienen van de benodigde gegevens. Als de gegevens niet tijdig of niet volledig worden aangeleverd wordt de aanvraag niet verder in behandeling genomen. Aanvragen die te laat binnenkomen (minder dan 14 respectievelijk 26 weken voor aanvang van het evenement) worden in beginsel geweigerd als dat een goede behandeling in de weg staat. Deze werkwijze geldt bij alle evenementen, dus ook voor evenementen die al vaker zijn georganiseerd.
De casemanager APV/Bijzondere wetten bepaalt de risicoscore en daarmee de behandelaanpak door het invullen van de behandelscan op basis van de gegevens uit de aanvraag. Wanneer in de voorfase al een voorlopige risicoscore en behandelaanpak is vastgesteld wordt de behandelscan definitief gemaakt op basis van de gegevens uit de aanvraag.
De burgemeester wordt in ieder geval geïnformeerd over aanvragen voor C-evenementen en over die evenementen vindt overleg met hem plaats. Het al dan niet informeren van de burgemeester over aanvragen voor A- of B-evenementen is ter beoordeling van de casemanager APV/Bijzondere wetten.
Als de aanvraag compleet is en de risicoscore is bepaald zijn grote veranderingen niet meer mogelijk.
Op vergunningsplichtige A-evenementen vindt een inhoudelijke toetsing op hoofdlijnen plaats. Uitsluitend wanneer het soort evenement of de omvang daarvan daar aanleiding toe geeft volgt een monodisciplinaire aanpak. Wanneer een monodisciplinaire aanpak niet nodig is wordt de vergunning verleend met de standaardvoorschriften. Wanneer er wel een monodisciplinaire aanpak nodig is vraagt de casemanager APV/Bijzondere wetten (maatwerk)adviezen per mail aan de veiligheidsmedewerker van de gemeente en/of aan de politie en/of via een ketenportaal aan de VRBZO/GHOR. Ook kan advies worden gevraagd van vakinhoudelijke medewerkers van de gemeente, adviseurs van verbonden partijen, aan andere bestuursorganen, natuur of bosbeheerders of busmaatschappijen.
Voor B-evenementen wordt in principe uitgegaan van een monodisciplinaire aanpak. Door de casemanager APV/Bijzondere wetten worden monodisciplinair (maatwerk)adviezen per mail gevraagd aan de veiligheidsmedewerker van de gemeente en aan de politie en via een ketenportaal aan de VRBZO/GHOR. Bij het vragen van advies aan deze partijen wordt de ingevulde behandelscan meegestuurd. Ook kan advies worden gevraagd van vakinhoudelijke medewerkers van de gemeente, adviseurs van verbonden partijen, aan andere bestuursorganen, natuur- of bosbeheerders of busmaatschappijen. De veiligheidsmedewerker van de gemeente verzorgt naast de advisering tevens een toets op hoofdlijnen van het veiligheidsplan bij middelgrote/complexe B-evenementen. Bij het uitbrengen van de adviezen wordt onder andere ingegaan op de vraag of maatwerkvoorschriften nodig zijn boven op de standaardvoorschriften.
Optioneel kan voor B-evenementen gekozen worden voor een multidisciplinaire aanpak. Voor C-evenementen wordt onder regie van de casemanager APV/Bijzondere wetten, eventueel ondersteund door de casemanager van de VRBZO, altijd uitgegaan van een multidisciplinaire aanpak. Door de multidisciplinaire behandeling wordt integraliteit geborgd. Voordat advies wordt gevraagd kan onder regie van de casemanager APV/Bijzondere wetten samen met de hulpdiensten een multidisciplinaire risicoanalyse worden uitgevoerd*. Vervolgens wordt door de casemanager APV/Bijzondere wetten per mail advies gevraagd aan de veiligheidsmedewerker van de gemeente en de politie en via een ketenportaal aan de VRBZO/GHOR. Bij het vragen van advies aan deze partijen wordt de ingevulde behandelscan meegestuurd. Ook kan advies worden gevraagd van vakinhoudelijke medewerkers van de gemeente, adviseurs van verbonden partijen, aan andere bestuursorganen, natuur- of bosbeheerders of busmaatschappijen. De veiligheidsmedewerker van de gemeente verzorgt naast de advisering tevens een toets op hoofdlijnen van het veiligheidsplan. Een inhoudelijke toetsing vindt niet plaats. Voor C-evenementen geeft de VRBZO hierbij aanvullend advies over alarmering, opschaling, informatiemanagement, leiding en coördinatie, organisatie en over samenvallende evenementen in de regio. Zo nodig wordt een multi-gedisciplineerd overleg gepland. De casemanager APV/Bijzondere wetten voert de contacten met de organisatie. Als een C-evenement voor de eerste keer wordt georganiseerd, voert de casemanager APV/Bijzondere wetten een intakegesprek met de organisatie. Bij C-evenementen vindt een volledige beoordeling plaats op maatwerkvoorschriften. Bij het uitbrengen van advies worden de maatwerkvoorschriften meegegeven.
Na beoordeling van de aanvraag en bundeling van de adviezen verleent de gemeente al dan niet de vergunning. Bij knelpunten moeten er aanvullende adviezen komen ten aanzien van de specifieke knelpunten. De adviezen kunnen leiden tot het opnemen van specifieke zaken in een veiligheidsplan (paragraaf 4.1.2). Zo nodig wordt de burgemeester betrokken bij de besluitvorming.
De verleende evenementenvergunning, met bijbehorende toestemmingen, wordt toegezonden aan de aanvrager en gepubliceerd op overheid.nl. De gemeente stelt de politie en de VRBZO (brandweer/ GHOR) via DigiMak in kennis van vergunningen voor B- en C-evenementen. Zij hebben dan de mogelijkheid om met gebruikmaking van hun wettelijke bevoegdheden, met de organisatie van het evenement in contact te treden over mogelijk noodzakelijke maatwerk afspraken. Als bij vergunningverlening af wordt geweken van een door een hulpdienst verstrekt advies wordt de hulpdienst die dat advies heeft gegeven daarvan apart op de hoogte gesteld. Wanneer vakinhoudelijke medewerkers van de gemeente, adviseurs van verbonden partijen, andere bestuursorganen, natuur- of bosbeheerders of busmaatschappijen een rol hebben na vergunningverlening wordt de vergunning ook aan hen kenbaar gemaakt.
Gegevens van deskundigen worden alleen steekproefsgewijs getoetst, tenzij er een aanleiding is die een andere aanpak rechtvaardigt. Uit de ingediende stukken moet voldoende aannemelijk zijn dat aan de geldende regelgeving wordt voldaan.
*Bij een multidisciplinaire risicoanalyse worden risico’s inzichtelijk gemaakt, de impact van risico’s ingeschat en wordt beoordeeld of de maatregelen van de organisatie in verhouding staan tot de risico's. Op basis van de uitgevoerde risicoanalyse kan de organisatie om aanvullende maatregelen worden verzocht.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies