Indien het een besluit van het college betreft om geheimhouding op te leggen (wat in de praktijk het meest voorkomt), dan volgt in het collegebesluit een tekst van de volgende strekking:
Dictum collegebesluit:
Het college besluit:
Op grond van artikel 87 Gemeentewet, in samenhang met artikel 5.1 eerste / tweede lid onder # van de Wet open overheid, geheimhouding op te leggen op …
Het stuk/de stukken, bedoeld in het eerste beslispunt onder vermelding van geheimhouding te verstrekken aan de gemeenteraad en raadscommissie.
Vermelding geheimhouding is verplicht !
De opgelegde geheimhouding dient altijd op het stuk te worden vermeld ( bv met watermerk of andere duidelijke vermelding). Belangrijk is dat voor de gemeenteraad duidelijk is dat er een geheimhoudingsplicht is opgelegd en ten aanzien van welke stukken de geheimhoudingsplicht geldt. Deze verplichting tot vermelding staat in artikel 89, eerste lid, van de GemW.
Motivatie geheimhouding is verplicht !
Indien de geheime stukken deel uitmaken van een raadsvoorstel (bijvoorbeeld als bijlage) wordt de motivering van de geheimhouding door het college expliciet opgenomen in het raadsvoorstel. Dit betekent dat in de tekst inhoudelijk wordt omschreven op welke grond geheimhouding wordt opgelegd en welke categorie het betreft. De te maken belangenafweging waarom openbaarheid niet mogelijk is, moet worden onderbouwd. Doel is dat voor elke lezer duidelijk te zien is waarom geheimhouding wordt opgelegd, zonder dat zij de wet direct te hoeven naslaan op het artikelnummer en categorie. Deze verplichting gold al tijdens de Wob en geldt ook bij de Woo.
Bijvoorbeeld als er offertes worden gedeeld met de raad : Geheimhouding wordt opgelegd om redenen omschreven in artikel 5.1 eerste lid onder c van de Wet open overheid. Het betreft bedrijfsgegevens (offertes) die vertrouwelijk met de gemeente zijn gedeeld, waardoor de belangen van die bedrijven door openbaarmaking geschaad kunnen worden.
Of als er geheime bijlages bij grondexploitaties worden gestuurd aan de raad : Geheimhouding op de bijlage wordt opgelegd om redenen omschreven in artikel 5.1 tweede lid onder c van de Wet open overheid. Het betreft financiële belangen van de gemeente (grondwaarden van de gemeente). Het belang van openbaarmaking weegt niet op tegen deze financiële belangen van de gemeente.
Schriftelijke informatie die (zonder raadsvoorstel) aan de raad wordt gestuurd, moet worden vergezeld met een brief van het college of de burgemeester waarin staat vermeld dat is besloten aan de gemeenteraad geheimhouding op te leggen ten aanzien van het bijgesloten stuk én daarbij de motivering van dit besluit.
De griffies hebben hier een format voor ter beschikking in JOIN.(zie pagina 16 van deze notitie voor het format)
Geheime stukken worden beschikbaar gesteld volgens de met de raad (in het presidium) afgesproken werkwijze. Over het algemeen worden de stukken in Heiloo op verzoek van de raad digitaal ter beschikking gesteld.
In een enkel uitzonderlijk geval worden deze stukken niet digitaal verspreid, maar zijn voor de raads- en commissieleden in te zien bij de griffie. Zodra de geheime stukken ter inzage liggen, informeert de griffie de raads- en commissieleden hierover per e-mail. In de e-mail wordt aangegeven wat het onderwerp is van de ter inzage gelegde geheime stukken. Kan het onderwerp niet worden vermeld zonder afbreuk te doen aan het geheime karakter van de stukken, dan zal worden volstaan met de mededeling dat er geheime stukken ter inzage liggen. Het is niet toegestaan om foto’s of kopieën te maken of om de stukken mee te nemen buiten de kamer van de griffie.
Voor eventuele schriftelijke stukken die tijdens een besloten vergadering worden overgelegd, wordt voor afloop van de besloten vergadering geheimhouding opgelegd. Het gaat dan om stukken waar het college of de burgemeester niet al geheimhouding over hebben opgelegd.
Door de griffie wordt een lijst bijgehouden van alle documenten die aan de raad zijn overgelegd waarop geheimhouding rust (opgelegd door de raad zelf of de commissie, het college of burgemeester).
Artikel 3.2
Het college legt de gemeenteraad geheimhouding op
Onderdeel van Notitie beslotenheid en geheimhouding gemeente Heiloo 2024