Wij hanteren het principe van minimale gegevensverwerking. Dit wil zeggen dat er geen gegevens worden gevraagd die niet nodig zijn voor het vastgestelde doel. Hiermee geven wij invulling aan het principe van dataminimalisatie. Zo richten wij onze systemen op een wijze in zodat niet te veel informatie wordt gevraagd. Denk aan online formulieren die geen overbodige invulvakjes hanteren. Verder zijn er werkinstructies en periodieke data-“opschoonacties” om het dataminimalisatie principe te waarborgen.
Wij hanteren het beginsel van éénmalige vastlegging, meervoudig gebruik: gegevens die bekend zijn, worden niet nodeloos opnieuw gevraagd. Dit betekent ook zo veel mogelijk gebruik maken van zogenoemde brongegevens, zoals die zijn opgenomen in het stelsel van basisregistraties. Dit is slechts mogelijk als hier een wettelijke grondslag en een verenigbaar doel voor is. De grondslag en verenigbaarheid wordt niet op werknemer-niveau bepaald. Dit wordt op teamniveau vastgelegd middels werkinstructies en autorisaties om heldere kaders te schetsen voor onze medewerkers.
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. De noodzakelijkheid is voor ons altijd gerelateerd aan het doeleinde waarvoor de betreffende persoonsgegevens zijn verzameld. Vaak is dit op basis van wettelijke bewaartermijnen. Wanneer de wet hier niet in voorziet staan de bewaartermijnen beschreven in ons verwerkingsregister. De gemeente Altena bewaart persoonsgegevens in ieder geval in overeenstemming met de “Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020”. De interne organisatie heeft toegang tot het verwerkingsregister om de bewaartermijnen te raadplegen. Verder zijn er werkinstructies voor het gebruik van dit register.
Alleen functionarissen (ambtenaren, externen, leveranciers, convenantpartners) waarvoor het voor de directe taakuitoefening noodzakelijk is, hebben inzage in persoonsgegevens. Deze gegevens worden vertrouwelijk behandeld. Verder hebben wij een autorisatiebeleid zodat slechts medewerkers toegang hebben tot de gegevens die hier ook echt een doel voor hebben.
Er wordt gewerkt met geheimhoudingsverklaringen voor externen en leveranciers. Met externe (keten)partners worden overeenkomsten (convenanten) afgesloten.
Persoonsgegevens worden goed beveiligd opgeslagen zodat ze adequaat zijn beschermd tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang en bewerking. Door gebruik te maken van privacy by design wordt al tijdens de ontwikkeling van producten en diensten (zoals informatiesystemen) aandacht aan privacy verhogende maatregelen geschonken.
Het is voor zowel ons als de inwoners van belang dat persoonsgegevens actueel en correct zijn. Er worden diverse projecten en processen periodiek uitgevoerd om de basisregistratie personen actueel en juist te houden. Dit is tevens een wettelijke verantwoordelijkheid.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies