De bestuursadviseur is voorzitter van het PFO, stelt de agenda op voor het PFO, bereidt het voor, doet de uitwerking en zorgt voor opvolging van acties. Adviseurs, projectleiders en programmamanagers leveren stukken aan voor de agenda aan de bestuursadviseur en nemen deel aan het PFO. De bestuursadviseur bewaakt de integraliteit, uniformiteit en kwaliteit van de bestuurlijke besluitvorming.
De domeinmanager sluit aan bij het PFO voor strategische onderwerpen en capaciteitsplanning.