**1..** De budgethouder ontvangt de factuur digitaal in zijn workflow.
**2..** De budgethouder controleert en codeert tijdig de factuur, vult het juiste bedrag in en is verantwoordelijk voor een goede boekingsomschrijving.
**3..** De budgethouder keurt in de workflow de factuur (digitaal) goed. Door (digitale) goedkeuring van de factuur verklaart de budgethouder dat de op de factuur vermelde prestatie in overeenstemming is met de werkelijk overeengekomen en geleverde prestatie.
**4..** De budgethouder en budgetverantwoordelijke geven binnen een termijn van vijf werkdagen, doch voor het verstrijken van de betalingstermijn akkoord op betaling van de factuur.
**5..** Bij bedragen boven de € 25.000 dient de budgethouder de prestatielevering digitaal vast te laten leggen in de administratie tezamen met de factuur. Dit kan door middel van onder andere termijnstaten, contracten, urenregistratie, getekende afleverbonnen, e-mails of agenda’s.
**6..** De volgende categorieën van kosten worden uitgesloten voor het vastleggen van de verplichting voor prestatielevering (artikel 7 lid 5):
Kosten elektriciteit, water en gas;
Subsidies uit het subsidieprogramma;
Verzekeringen
Belastingen en afdrachten pensioenfonds;
Internet;
Telefoonnota’s;
Bijdrage aan verbonden partijen;
Aflossingen en renteleningen.
Het MT kan besluiten hier nog categorieën aan toe te voegen indien nodig.
**7..** De budgetverantwoordelijke ziet toe op correcte wijze van vastlegging van de prestatielevering en kan steekproefsgewijs bewijslast vragen voor facturen beneden de € 25.000 aan de budgethouder.
**8..** De budgetverantwoordelijke controleert tijdig de facturen die in zijn/haar workflow staan en door de goedkeuring van de factuur in de workflow stelt de budgetverantwoordelijke de factuur ter betaling beschikbaar aan het team Financiën.
**9..** In afwijking van het achtste lid gelden de volgende afspraken in geval de budgetverantwoordelijke een coördinator is:
In geval van een lichte factuur: door de goedkeuring van de factuur in de workflow stelt de budgetverantwoordelijke de factuur ter betaling beschikbaar aan het team Financiën.
In geval van een zware factuur: door het controleren van de factuur en ter goedkeuring door te zetten naar het afdelingshoofd.
**10..** De budgethouder en budgetverantwoordelijke zijn beide verantwoordelijk voor de juiste en tijdige uitvoering van hun werkzaamheden in het kader van dit artikel.
Hoofdstuk 3.
Artikel 7
Facturen verwerken
Onderdeel van Budgethoudersregeling gemeente Laarbeek 2024