De activiteiten worden beoordeeld aan de hand van de volgende kaders en criteria:
Door de gemeenteraad vastgestelde kaders
kader 1: evenementen stimuleren dat meer mensen de Vlaardingse collecties op het gebied van kunst en erfgoed kennen en gebruiken;
kader 2: evenementen dragen bij aan sociale verbinding in de stad en aan Vlaardingen als aantrekkelijke woon-, en opleidingsstad (een MBO-stad en aantrekkelijk voor young professionals);
kader 3: evenementen dragen bij aan een levendige binnenstad;
kader 4: evenementen zijn er voor iedereen; ze zijn inclusief en divers;
kader 5: evenementen dragen bij aan de lokale vrijetijdseconomie;
kader 6: evenementen hebben oog voor een leefbare omgeving (duurzaamheid, bewust afvalbeleid, gezondheid en dierenwelzijn);
kader 7: evenementen verlopen veilig;
kader 8: evenementen dragen bij aan het gewenste imago van de stad (groen, water en historie, vernieuwen, stoer, open, samen en doen).
Algemene criteria
het evenement vindt plaats in de gemeente Vlaardingen, komt ten goede aan de inwoners en bezoekers van de stad en is openbaar;
het evenement draagt in positieve zin bij aan het samenbindende effect op de bewoners,
bedrijven en bezoekers van Vlaardingen;
het evenement geeft zoveel mogelijk een positieve impuls aan de stad door het betrekken van verenigingen en/of stichtingen, lokale leveranciers, partners binnen de stad en vrijwilligers;
het evenement wordt georganiseerd zonder winstoogmerk voor de organisator;
het evenement draagt bij aan een levendige en diverse samenstelling van de evenementenkalender;
het evenement is onderscheidend en/of vernieuwend ten opzichte van andere evenementen in de stad en de organisator houdt ook rekening met nieuwe ontwikkelingen en/of er een historisch thema focuspunt is;
de kwaliteit van de te voeren activiteiten tijdens het evenement wordt door de organisator geborgd;
het evenement draagt bij aan lokale, regionale of landelijke publiciteit;
de organisator onderneemt maatschappelijk verantwoord en zoveel mogelijk duurzaam ook met betrekking tot het gebruik van de betreffende locatie;
de organisator kan statuten, een recente jaarrekening en een recent uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel overleggen;
de organisator heeft een professionele houding, is in staat om het evenement te realiseren, heeft de organisatie op orde, voert marketing, heeft een innoverend vermogen en een eigen verdienvermogen;
de organisator dient, door middel van een realistische begroting met inkomsten en uitgaven en het aan te vragen subsidiebedrag, aan te tonen dat financiële ondersteuning van de gemeente Vlaardingen noodzakelijk is om het evenement te kunnen organiseren;
de organisator meldt zijn evenement gelijktijdig met de subsidieaanvraag bij de citymarketingorganisatie Vlaardingen Partners via info@vlaardingenpartners.nl. Doel hiervan is te bepalen of en in welke mate het evenement bij kan dragen aan de gewenste positionering van de stad;
het vergunningstraject van het evenement dient door de organisator professioneel, tijdig en op een betrouwbare en deugdelijke wijze te worden doorlopen.
Criteria t.b.v. het projectplan
De organisator dient bij de subsidieaanvraag een projectplan in te dienen inclusief een marketing- en communicatieplan en een sluitende begroting.
Het projectplan bevat in elk geval de volgende onderdelen:
een missie/visie waarin ook is benoemd hoe het evenement onderscheidend en vernieuwend is en een aanvulling op de reeds georganiseerde evenementen in Vlaardingen;
SMART-geformuleerde doelstellingen van het evenement;
een gedetailleerde omschrijving van het evenement, waaronder:
locatie en programmaoverzicht
omvang
te verwachten bezoekersaantal
de doelgroep(en) van het evenement
Hoe draagt het evenement bij aan een of meer kaders die de gemeenteraad heeft vastgesteld (zie artikel 6a van deze regeling)
Hoe draagt het evenement bij aan het samenbinden van bewoners, bedrijven en bezoekers van Vlaardingen
Hoe zijn verenigingen en/of stichtingen betrokken in of bij het evenement
Hoe zijn vrijwilligers betrokken in of bij het evenement
Met welke partners en lokale leveranciers wordt samengewerkt
Hoe invulling wordt gegeven aan een maatschappelijk verantwoorde en duurzame organisatie van het evenement
Hoe invulling wordt gegeven aan een veilig verloop van het evenement;
een planning, met onder andere de aanvraag en doorlooptijd van de evenementenvergunning;
evaluatie van het evenement: hoe en wanneer vindt dit plaats, met welke deelnemers en hoe worden doelstellingen, bezoekersaantal en bereik en waardering gemeten.
Het marketing- en communicatieplan bevat in elk geval de volgende onderdelen:
de marketing- en communicatiedoelstellingen;
de marketing- en communicatieactiviteiten;
mediakeuze en te verwachten mediabereik;
indien van toepassing en mogelijk; de invulling van de samenwerking met de citymarketingorganisatie Vlaardingen Partners.
Ten aanzien van de begroting van het evenement geldt:
Deze is sluitend en realistisch;
in elk geval is vermeld: inkomsten, uitgaven, waaronder het gevraagde subsidiebedrag, organisatiekosten en -uren, bijdragen van partners, marketing-communicatiebudget;
het marketing- en communicatiebudget is realistisch om de doelstellingen van het evenement te kunnen behalen;
het marketing- en communicatiebudget staat in verhouding tot de overige kosten.
Hoofdstuk 1
Artikel 6.
Subsidiecriteria
Onderdeel van Subsidieregeling evenementen 2025, gemeente Vlaardingen