Na vaststelling en publicatie van de hotspotlijst, dient deze te worden uitgevoerd. Met andere woorden: Het daadwerkelijk verzamelen, selecteren van informatie en het toepassen van de hotspotstatus op de betreffende archiefbescheiden. Hierbij is sprake van de volgende twee uitgangsposities:
Het uitzonderen van vernietiging van als zodanig aangemerkte archiefbescheiden van de overheid op basis van artikel 5 lid 1 sub e van het archiefbesluit; en/of
Het acquireren van particuliere archieven of archiefbescheiden daaruit voor zover deze informatie bevatten over hotspots, die niet in de betreffende overheidsarchieven aanwezig zijn
De archiefbescheiden die als hotspot zijn aangewezen moeten worden nagelopen, of deze aanvankelijk voor vernietiging in aanmerking zouden komen. Is dit het geval, moeten deze van vernietiging worden uitgezonderd. Dit vergt een handmatige actie op de fysieke archiefbescheiden in het archief. Nu Rozendaal beschikt over een DMS, dienen maatregelen getroffen te worden om digitale archiefbescheiden (zaken) van vernietiging uit te zonderen. Met de komst van een DMS in Rozendaal, krijgt de hotspotmonitor dus een grote(re) rol. In de papieren situatie werd reeds vooraf rekening gehouden met hotspots en worden bepaalde dossiers uitgezonderd van vernietiging. In de digitale situatie komen er in de toekomst duizenden “zaken” die niet meer handmatig kunnen worden nagelopen. Het is van belang bij het starten van een zaak binnen Corsa, al voor de tijd rekening te houden met eventuele hotspots en dit binnen het systeem te borgen.
Indien archiefbescheiden al voor blijvende bewaring in aanmerking kwamen, moeten alle aanwezige fysieke en digitale archiefbescheiden van de betreffende hotspot integraal worden bewaard.
Uit onderzoek blijkt dat bepaalde archiefbescheiden die zijn verklaard tot hotspot, vaak nog niet in bezit zijn van de zorgdrager die de hotspot heeft vastgesteld. Dit betreft met name archieven van particuliere instellingen. Gevolg is dat deze bescheiden zullen moeten worden geacquireerd, dit kan in samenwerking met het Gelders Archief als gemeentelijke archiefbewaarplaats. Zij hebben ervaring met het acquireren van archieven. Gevolg hiervan is dat er acquisitiebeleid zal moeten worden opgesteld. Onderzoek moet uitwijzen wat de kosten zijn om (particuliere) archieven of archiefbescheiden te acquireren in het kader van de hotspotmonitor.
Voor het vastleggen en archiveren van hotspots worden bestaande zaken van vernietiging uitgezonderd en blijvend bewaard. Vervolgens kunnen deze zaken op termijn worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats c.q. het e-Depot van het Gelders Archief.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies