**1..** In deze beheerregeling wordt verstaan onder:
archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995:
Bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten.
Bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, waarvan hun rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan.
Bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen, dan wel uit andere hoofde, in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten.
Reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1, 2 en 3 bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd.
archiefverordening:
de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lid van de Archiefwet 1995 bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad 5 maart 2024.
archiefbewaarplaats:
de door burgemeester en wethouders voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats, als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995.
archiefruimte:
een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de Archiefwet 1995 en voor bewaring van op termijn te vernietigen archiefbescheiden.
beheer van archiefbescheiden:
de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren.
Beheerder:
de gemeentesecretaris voor de archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. De gemeentearchivaris voor de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archief-bewaarplaats op basis van een verklaring van overbrenging.
Hoofd beheerseenheid:
het manager of coördinator van een organisatieonderdeel van de gemeente. Ook de griffier, die het archief vormt van de Griffie.
Informatiehuishouding:
het geheel van maatregelen om de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn. Ook het geheel van handelingen voor de inrichting en het beheer van informatiesystemen en archiefbescheiden.
Kwaliteitssysteem:
een kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling 2010.
Conversie/Migratie:
omzetting of overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander bestands-formaat/platform, als bedoeld in artikel 1, onder d en k, van de Archiefregeling 2010.
Overbrenging:
overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995.
Selectielijst:
de lijst waarin wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor permanente bewaring in aanmerking komen en welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen, als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995.
Strategisch Informatie Overleg (SIO):
een structureel overleg waarin vraagstukken worden belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding op strategisch niveau.
Tactische Informatie Overleg (TIO):
een structureel overleg waarin vraagstukken worden belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding op operationeel en tactisch niveau.
Substitutie/vervanging:
het vervangen van analoge archiefbescheiden door digitale archiefbescheiden c.q. het vervangen van archiefbescheiden door reproducties, als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995.
Vervreemding:
de overdracht van archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege.
Archiefwet:
de archiefwet 1995, hierna te noemen Archiefwet.
De Archiefwet is de belangrijkste wet voor de informatievoorziening van de Nederlandse overheid. De wet regelt dat overheidsarchieven na verloop van tijd openbaar worden voor burgers. De wet slaat op overheidsinformatie vanaf het moment dat die informatie wordt gemaakt. Het geldt dus voor de e-mail die u net namens uw organisatie heeft verzonden. Maar bijvoorbeeld ook voor eeuwenoude stadsrechten die in een archiefbewaarplaats worden bewaard.
Archiefbesluit:
het Archiefbesluit 1995 (gewijzigd bij besluit van 2012), hierna te noemen Archiefbesluit.
Het Archiefbesluit is de voornaamste uitvoeringsregeling van de Archiefwet. In deze wet wordt dit besluit aangeduid als 'algemene maatregel van bestuur'. In principe gaat het Archiefbesluit in op dezelfde onderwerpen als de Archiefwet, maar het besluit geeft meer gedetailleerde regels.
Archiefregeling 2010 (gewijzigd bij besluit van 2012), hierna te noemen Archiefregeling:
de Archiefregeling is gebaseerd op artikel 11 van het Archiefbesluit. Dit artikel stelt dat een overheidsorgaan maatregelen moet nemen om blijvend te bewaren archiefbescheiden in goede staat te houden. De stukken mogen in ieder geval gedurende 100 jaar niet noemenswaardig achteruit gaan.
Hoofdstuk 1.
Artikel 1.
Begripsbepalingen
Onderdeel van Beheerregeling informatiebeheer Gemeente Maasgouw 2024