Organisatoren van evenementen hebben ook zelf een duidelijke verantwoordelijkheid bij het beperken van de overlast voor de omgeving.
Zo zijn organisatoren op grond van dit beleid verplicht de omgeving minimaal twee weken voor het evenement op de hoogte te stellen van het evenement. In het geval het een nieuw evenement betreft, geldt een termijn van vier weken. Een algemene aankondiging is hierbij niet voldoende.
De omgeving dient op de hoogte gesteld te worden van:
de duur van het evenement;
de geplande activiteiten;
de verkeersmaatregelen die eventueel genomen worden;
mogelijke alternatieve parkeerplaatsen;
een direct telefoonnummer waarop de organisator tijdens het evenement bereikbaar is voor omwonenden voor vragen en/of opmerkingen.