Elke budgethouder heeft de volgende bevoegdheden en verantwoordelijkheden:
Het op doeltreffende, doelmatige en rechtmatige wijze realiseren van het budget. Dit betreft de prestaties met inzet van geraamde middels, met uitzondering van die onderdelen die door de budgethouder niet te beïnvloeden zijn. Als niet te beïnvloeden gelden: toerekening van kosten via kostenverdeling, salarisverdelingen, kapitaallasten en toevoegingen en vrijval van voorzieningen.
Indien inkomsten onderdeel uitmaken van het budget is de budgethouder verantwoordelijk voor de realisatie daarvan. Hieronder worden tevens begrepen eventueel te ontvangen subsidies en inkomsten voortvloeiend uit door de budgethouder afgesloten contracten met derden.
De budgethouder mag slechts verplichtingen aangaan ten laste van een budget of investeringskrediet voor zover de beschikbare middelen hiervoor toereikend zijn. Indien de beschikbare middelen niet toereikend zijn, kan de budgethouder aan het college en/of gemeenteraad een voorstel doen tot verruiming van de beschikbaar gestelde middelen. Uit een dergelijk voorstel dient uitdrukkelijk te blijken dat het aangaan van financiële verplichtingen noodzakelijk is voor de realisatie van de resultaatverplichting en dat vast is komen te staan dat niet op andere wijze in de dekking van de uitgaven kan worden voorzien. Verplichtingen mogen vervolgens niet eerder worden aangegaan dan nadat het college en/of gemeenteraad heeft besloten tot budgetverruiming.
De budgethouder handelt volgens de door het college vastgestelde kaders, zoals de procedure inkoop en aanbesteding, mandaatregeling, afspraken over de jaarlijkse planning- en controlcyclus, bepalingen over de inrichting van de financiële administratie en het gebruik van de verplichtingenadministratie.
De budgethouder legt de op zijn of haar budget en/of investeringskrediet betrekking hebbende verplichtingen zodanig vast dat de actuele stand van het budget en/of investeringskrediet ten opzichte van het toegekende budget en/of investeringskrediet bekend is.
De budgethouder rapporteert over de realisatie van de budgetten en legt hierover verantwoording af volgens de afspraken in het kader van de door het college vastgestelde planning- en controlcyclus.
Voor het vastleggen van verplichtingen, zoals bedoeld in artikel 4, wordt gebruik gemaakt van de module inkoop. De door de budgethouders aangewezen codeerders leggen vanaf € 2.500 verplichtingen vast. De budgethouder keurt deze verplichting goed, waarna opdracht verstrekt mag worden. De hoofdbudgethouder is bevoegd om voor bepaalde kostensoorten het gebruik van de verplichtingenadministratie uit te zonderen bij besluit. Team Financiën ziet toe op een juist gebruik van de verplichtingenadministratie.
De budgethouder mag binnen een budget kostensoorten (ecl's) van de categorieën 3.0 (personeel van derden), 3.3 (duurzame goederen) en 3.4 (overige goederen en diensten) onderling compenseren, mits daarmee het totale budget van deze categorieën binnen het subproduct niet wordt overschreden en voorzover voor de desbetreffende (sub)categorieën geen centrale budgetbeheerder is aangewezen.
De budgethouder is verantwoordelijk voor het vaststellen dat de goederen en/of diensten zijn geleverd en voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit. Het bewijs (de prestatieverklaring) van levering van goederen en/of diensten legt de codeerder vast in de module inkoop. Over de wijze waarop dit plaatsvindt zullen nadere werkinstructies worden opgesteld. Team Financiën ziet toe op naleving van deze bepaling ten aanzien van prestatielevering. In de bijlage zijn voorbeelden opgenomen van manieren om prestatielevering aan te tonen (bron BADO notitie ‘Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door gemeenten en provincies’).
De ondergrens voor de prestatieverklaringen vast te stellen op € 2.500,= waarbij de bewijslast voor prestatieleveringen van individuele/facturen behorende bij een afzonderlijke opdracht verlicht wordt.
Het bedrag, zoals genoemd in lid 7 en lid 10 van dit artikel, kunnen worden gewijzigd indien de KPI’s hiertoe aanleiding geven.
Artikel 4
Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgethouder
Onderdeel van Regeling budgethouderschap gemeente Sluis 2025