Met een omgevingsvergunning kunnen burgers, bedrijven en overheden toestemming vragen om activiteiten in de leefomgeving uit te voeren. De vergunningplichtige activiteiten worden aangewezen in de Omgevingswet, het Besluit activiteiten leefomgeving (Bal) en Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl).
Daarnaast worden er activiteiten op grond van de APV en Bijzondere wetten (bijvoorbeeld: de Alcoholwet) aangewezen als vergunningplichtig of is een ontheffing nodig.
De vergunningenstrategie is een beslissingsondersteunend model bij het komen tot een bij de omgeving passend kader bij elk besluit. De vergunningenstrategie heeft de volgende doelen:
vaststellen van gezamenlijke uitgangspunten die het bevoegd gezag kan toepassen in de zorg voor de leefomgeving;
mogelijk maken van ruimtelijk-economische initiatieven met acceptabele gevolgen voor de fysieke leefomgeving;
maximaal inzetten van mogelijkheden voor innovatie; onder meer op het gebied van veiligheid, gezondheid en duurzaamheid;
uniformeren van het proces van vergunningverlening ter vermindering van regeldruk;
bieden van uitgangspunten voor het werken als één overheid;
signaleren en verkleinen van het risico op latere omgevingsproblemen.
Met het vaststellen van de vergunningenstrategie voldoet het bevoegd gezag aan de eis uit de Omgevingswet c.q. het Omgevingsbesluit om een strategie voor vergunningverlening toe te passen. De uitvoering van vergunningverlening aan de hand van een strategie past in een cyclisch (werk)proces waarvoor de BIG 8 wordt gebruikt (Plan Do Check Act).
Figuur 4: Kwaliteitscirkel van Deming (Plan-do-check-act)
De kwaliteitscirkel beschrijft vier activiteiten die op alle verbeteringen in organisaties van toepassing zijn. De vier activiteiten zorgen voor een betere kwaliteit. Het cyclische karakter garandeert dat de kwaliteitsverbetering continu onder de aandacht is.
De vier activiteiten in de kwaliteitscirkel van Deming zijn:
Plan: Kijk naar huidige werkzaamheden en ontwerp een plan voor de verbetering van deze werkzaamheden. Stel voor deze verbetering doelstellingen vast.
Do: Voer de geplande verbetering uit in een gecontroleerde proefopstelling.
Check: Meet het resultaat van de verbetering en vergelijk deze met de oorspronkelijke situatie en toets deze aan de vastgestelde doelstellingen.
Act: Bijstellen aan de hand van de gevonden resultaten bij ‘Check’.
Vormen vergunningverlening
Er zijn verschillende vormen van vergunningverlening:
Reguliere procedure (8 weken, eenmalig te verlengen met 6 weken);
Uitgebreide procedure (26 weken, eenmalig te verlengen met 6 weken);
Aanvraag voor losse deelactiviteiten;
Opleggen van maatwerkvoorschriften of nadere voorwaarden (brandveilig gebruik).
Soorten vergunningen
Er zijn verschillende soorten vergunningen die worden behandeld door de gemeente. Elke soort heeft zijn eigen proces in het zaaksysteem, maar de uitgangspunten die worden vastgelegd in deze strategie zijn gelijk voor elke soort vergunning of ontheffing. Hieronder worden de verschillende vergunningen en ontheffingen die worden behandeld door de gemeente weergegeven.
verlenen, (gedeeltelijk) weigeren, wijzigen van een vergunning
verlenen van een ontheffing;
afhandelen van een melding;
opleggen een maatwerkbesluit of nadere -/regels;
afgeven van een bindend advies (voorheen: verklaring van geen bedenkingen (vvgb));
opstellen van een gedoogbeschikking (zie hiervoor de gedoogstrategie);
geheel of gedeeltelijk intrekken van een vergunning
Uitvoeren vergunningenstrategie
Het speelveld van de vergunningenstrategie wordt gevormd door twee assen. Deze assen zijn de technisch-inhoudelijke complexiteit en de sociaal-maatschappelijke complexiteit van de situatie, die klein of groot kunnen zijn. De assen worden als volgt beschreven:
Technisch-inhoudelijke complexiteit
In het geval de aanvraag of de actualisatie een technisch-inhoudelijk complexe situatie betreft en/of de activiteit daarvan binnen een gebied ligt of komt te liggen dat een grote dynamiek kent en/of gevoelige functies herbergt, zal bij toekenning van de vergunning zorgvuldig worden overwogen of er naast standaard voorschriften (ook) specifieke voorschriften moeten worden opgenomen. Vaak gaat het om uitgebreide procedures. Wordt de aanvraag in een beperkte of geen technisch-inhoudelijke complexe situatie behandeld, dan volstaan vooral standaard-voorschriften en er is sprake van reguliere procedure.
Sociaal-maatschappelijke complexiteit
Als de sociaal-maatschappelijke complexiteit van de situatie daarentegen groot is, ligt het totstandkomingsproces gecompliceerder. Bijvoorbeeld vanwege de betrokken inrichting of initiatiefnemer en diens voorgeschiedenis of economisch belang en/of aanwezige belangenorganisaties die zich roeren. In dat geval moet er bestuurlijke afwegingsruimte worden ingevuld en is het proces minstens zo belangrijk als de inhoud. Afstemming, overleg en/of samenwerking is noodzakelijk.
Het kan zijn dat er veel klachten uit de omgeving komen of dat er een actieclub actief is. Bij een geringe of afwezige sociaal-maatschappelijke complexiteit kan het proces dat leidt tot een vergunning betrekking gemakkelijk worden doorlopen. Indien de sociaal-maatschappelijke complexiteit echter groot is, dan is ook het proces van totstandbrenging gecompliceerder. In dat geval moet de beschikbare bestuurlijke afwegingsruimte (ten volle) worden benut en waar mogelijk in overleg, afstemming en samenwerking met de betrokken belanghebbenden.
In combinatie leiden beide assen tot vier typen vergunningen en meldingen. Zie onderstaande afbeelding.
In bovenstaand schema is de kleur van het type vergunning donkerder naarmate de inspanningen om het type vergunning te leveren en het aantal betrokkenen over het algemeen groter is.
De toelichting op de vier typen vergunningen is hierna opgenomen in ‘onderdeel vergunningen.
Werkwijze bij meldingen, maatwerkvoorschriften en/of gelijkwaardigheid
Bovenstaande typering is breder bruikbaar dan vergunningen en kan overeenkomstig worden toegepast voor het behandelen van meldingen en het opstellen van maatwerkvoorschriften en/of gelijkwaardigheid in het kader van algemene maatregelen van bestuur. De werkwijze op basis van bovenstaande afbeelding voor meldingen is ‘hierna opgenomen in ‘onderdeel meldingen’.
Samenwerken op basis van de vergunningenstrategie
Met de toepassing van de vergunningenstrategie is het instrument vergunningverlening maximaal in te zetten voor het bereiken van bestuurlijke ambities en beleidsdoelen voor de omgeving. Hiervoor is het noodzakelijk dat het bevoegd gezag en de betrokken partners gericht met elkaar samenwerken. Uitgangspunt is dat met een efficiënte werkwijze een kwalitatief hoogwaardig product wordt geleverd. Aan de voorkant is dit klantgericht en waar mogelijk flexibel georganiseerd. Aan de achterkant zijn de processen duidelijk en uniform vormgegeven en worden aanvragen/meldingen behandeld op basis van het uitvoeringskader dat wordt toegelicht in de volgende paragraaf.
Bij de toedeling van taken is het uitgangspunt dat het frontoffice is ondergebracht bij de bevoegde gezagen. Het omgevingsloket is hiermee voor burgers en bedrijven dé ingang ten aanzien van het omgevingsrecht. Achter het loket bevinden zich de afzonderlijke gemeentelijke of provinciale disciplines en de Omgevingsdienst IJsselland voor de taken ten aanzien van milieu. Het bevoegde gezag verzorgt de registratie en de intake van de klantvraag. Dit laatste houdt in dat onderzocht wordt welke toestemmingen nodig zijn voor een bepaalde activiteit. Uitgangspunt is dat bij meervoudige cases het casemanagement bij de het bevoegd gezag ligt en bij enkelvoudige cases (alleen milieu) bij de omgevingsdienst. In de gevallen waar de provincie het bevoegd gezag is, ligt het casemanagement ook bij meervoudige cases bij de omgevingsdienst.
Organiseren/begeleiden van het overleg met de aanvrager (vooroverleg)
Om kwaliteit te leveren, beoordelen de gemeenten/provincie en de Omgevingsdienst IJsselland zo vroeg mogelijk plannen en initiatieven integraal, mede op basis van de vergunningenstrategie. Daarbij worden partners, adviseurs en belanghebbende derden betrokken. Het betekent dat de partners deelnemen aan een gemeentelijk en/of regionaal overleg, deelnemen aan een vooroverleg bij een initiatief, in het behandelteam van de gemeente wordt opgenomen én inzage heeft in het volledige dossier in verband met risico’s in relatie tot politieke en/of maatschappelijke gevoeligheden.
Behandelen vergunningaanvragen en meldingen
Voor een kwalitatief goede beoordeling wordt bij het behandelen van een aanvraag om een vergunning of een melding een lijn gevolgd op basis van 4 elementen: omgevingsgerichtheid, transparantie, differentiatie, professionaliteit en samenwerking.
Risicoanalyse
Aan de hand van de risicoanalyse en andere beschikbare informatie worden in de jaarlijkse uitvoeringsprogramma’s prioriteiten voor regulering vastgesteld.
Vergunningaanvragen en meldingen waarbij het niet naleven van de voorschriften leidt of kan leiden tot grote schade aan de leefomgeving, de volksgezondheid, de veiligheid en natuur worden intensiever behandeld dan vergunningaanvragen en meldingen waarbij dit minder is.
Vergunningaanvragen zijn vraaggestuurd. Jaarlijks worden er veel omgevingsvergunningen verleend dan wel ‘toestemmingen’ gegeven. Echter wordt niet aan alle vergunningen en/of toestemmingen uitvoering gegeven. We inventariseren niet uitgevoerde vergunningen en/of toestemmingen welk tenminste ouder zijn dan 2 jaar zijn.
De uitkomsten van de risicoanalyse worden gebruikt om een prioritering aan te brengen in de te actualiseren vergunningen en de frequentie die aangehouden wordt voor het actualiseren. Voorts worden op grond van de risicoanalyse keuzes in het uitvoeringsprogramma gemaakt voor wat betreft de zwaarte van de toetsing van meldingen.
Onderdeel vergunningen
1. Vergunning eenvoudig
De vergunning is technisch-inhoudelijk noch sociaal-maatschappelijk complex. De vergunning bestaat vooral uit standaardvoorschriften. De vergunning kan zelfstandig door de specialist worden voorbereid.
2. Vergunning specifiek
De situatie is technisch-inhoudelijk complex, maar de sociaal-maatschappelijke complexiteit is klein. De vergunning kan zelfstandig door de specialist worden voorbereid. De relatief grote technisch-inhoudelijke complexiteit maakt dat de vergunning vooral bestaat uit specifieke voorschriften.
3. Vergunning eenvoudig+
De situatie is technisch-inhoudelijk gezien niet complex, maar de sociaal-maatschappelijke impact is groot. Vanwege de relatief kleine technische-inhoudelijke complexiteit kan er een vergunning worden voorbereid die hoofdzakelijk bestaat uit standaardvoorschriften. De sociaal-maatschappelijke complexiteit gebiedt dat dit gebeurt met extra aandacht voor zorgvuldige afstemming, overleg en/of samenwerking tussen samenwerkingspartners en bevoegd gezag (ambtelijk en bestuurlijk), de initiatiefnemer en belanghebbende derden.
4. Vergunning specifiek+
De situatie is zowel technisch-inhoudelijk als sociaal-maatschappelijk complex. De technisch-inhoudelijke complexiteit maakt dat er een vergunning moet worden voorbereid die vooral bestaat uit specifieke voorschriften. De sociaal-maatschappelijke complexiteit verlangt dat dit gebeurt met extra aandacht voor zorgvuldige afstemming, overleg en/of samenwerking tussen samenwerkingspartners en het bevoegd gezag (ambtelijk en bestuurlijk), de initiatiefnemer in kwestie en belanghebbende derden.
Onderdeel meldingen
1. Melding eenvoudig
Melding beoordelen en in beginsel geen actieve opvolging geven.
2. Melding specifiek
Melding beoordelen en waar nodig actief opvolging geven door het stellen van maatwerkvoorschriften en/of gelijkwaardigheid.
3. Melding eenvoudig+
Melding beoordelen en actief opvolgen met extra aandacht voor het informeren van belanghebbenden (bevoegd gezag ambtelijk/bestuurlijk, belanghebbende derden).
4. Melding specifiek+
Melding beoordelen en actief opvolgen door het waar nodig stellen van maatwerkvoorschriften en/of gelijkwaardigheid met extra aandacht voor het informeren en betrekken van belanghebbenden (bevoegd gezag ambtelijk/bestuurlijk, belanghebbende derden).
Behandelen vergunningaanvragen en meldingen
EPOS staat voor Efficiënte Procesinrichting Omgevingsrecht Staphorst. EPOS is een werkwijze van de gemeente en beoogt een efficiënter proces voor het aanvragen van een Omgevingsplan Activiteit (OPA), Buitenplanse Omgevingsplan Activiteit (BOPA) of een omgevingsplanwijziging voor alle bouw- en of gebruiksplannen die (nog) niet in het huidige omgevingsplan passen.
Kenmerkend voor EPOS5Wat is EPOS? is de taak- en rolverdeling van betrokken als: de initiatiefnemer, de professional, de ruimtecoach, etc.
Binnen EPOS geeft de gemeente initiatiefnemers (inwoners of bedrijven) de ruimte om te komen met een ruimtelijk plan. Deze ruimte wordt bewust in vertrouwen gegeven. Dit betekent dat de gemeente zoveel mogelijk het initiatief laat bij de inwoners en bedrijven, ondersteund door een professional die door de initiatiefnemer wordt ingehuurd. Deze professionele partij kan bijvoorbeeld een stedenbouwkundig bureau, planologisch adviseur of een architect zijn. Ook als het gaat om het onderbouwen van het plan laat de gemeente het initiatief zoveel mogelijk bij de initiatiefnemer.
De gemeente neemt een faciliterende en coachende houding aan. Uitgangspunt is dat initiatiefnemers werken aan een mooi plan, waarbij ook burgerparticipatie een wezenlijk ingrediënt is. Vertrouwen vooraf geeft ook verplichtingen achteraf.
Stap 1: Controleren categorie CPOS
Op dezelfde werkdag controleert het omgevingsloket of en zo ja, in welke CPOS categorie de professional zit. Aanvragen die binnenkomen in het weekend worden op maandag gecontroleerd.
Het overzicht van professionals in CPOS is te vinden in het CPOS register. In het overzicht staat per professional de CPOS categorie, een opsomming van de ingediende aanvragen per type (met resultaat) en een eventuele opsomming van kaarten in het kader van de arbitragesystematiek.
Na het controleren van de CPOS categorie van de aanvrager verstuurt het omgevingsloket een standaard ontvangstbevestiging per mail, behalve wanneer het een balievergunning is.
Stap 2: Verlenen balievergunning6 Balievergunning: Een balievergunning is alleen van toepassing indien de reguliere procedure van de omgevingsplanactiviteit van toepassing is. Indien binnen deze procedure een afwijking van het omgevingsplan nodig is, wordt alleen een balievergunning verleend indien vooraf een concept aanvraag is ingediend die positief beoordeeld is, tenzij er sprake is van adviesrecht (adviesrecht: de door de gemeenteraad vooraf aangewezen gevallen waar bindend advies nodig is).
De (werk)dag van binnenkomst of de dag na het binnenkomen van de aanvraag door een professional uit CPOS categorie 2 wijst het omgevingsloket de aanvraag toe aan een behandelend ambtenaar. Het streven is om aanvragen binnen 3 werkdagen te verlenen7Is een afweging van de Kleine Omgevingskamer vereist dan is het streven om zo snel mogelijk een besluit op de aanvraag te nemen. Op afwijkingen van het omgevingsplan die een afweging van de Omgevingskamer vereisen volgt direct na behandeling een besluit, tenzij er sprake is van adviesrecht of uitgebreide procedure.. De behandelend ambtenaar toetst aan de hand van de checklist EPOS of de aanvraag volledig is. Indien de aanvraag volledig wordt de vergunning opgemaakt waarbij o.a. een motivatie (wettelijke grondslag) en bijbehorende gegevens en bescheiden worden ingevuld.
Vervolgens wordt de balievergunning verleend en verstuurt het omgevingsloket de vergunning.
Stap 3: Verwerken aanvraag
Na het verlenen van de balievergunning moeten er nog enkele stappen worden gezet. Het omgevingsloket vult in het CPOS register de gegevens van de aanvraag in. Als er een oranje kaart is uitgedeeld in een aanvraag stelt de vergunningverlener het omgevingsloket daarvan op de hoogte. In de gevallen van een gele of rode kaart wordt dit aan het EPOS kernteam meegedeeld.
Bij aanvragen van professionals in CPOS categorie 2 toets de gemeente per professional 1 op de 3 aanvragen van hetzelfde type achteraf (na besluitvorming). Willekeurig wordt, door het lotingsysteem op het gemeentehuis, bepaald welke van de drie plannen volledig getoetst wordt.
Als de aanvraag achteraf getoetst gaat worden, wordt de vergunningverlener hiervan op de hoogte gesteld.
Wanneer een aanvraag niet (achteraf) getoetst hoeft te worden zorgt het omgevingsloket voor de administratieve afhandeling in IJVI en Join.
Het omgevingsloket draagt ook zorg voor het publiceren van de aanvraag en verlening.
Stap 4: Toetsing achteraf
De geselecteerde aanvragen worden volledig getoetst, zowel inhoudelijk als technisch. De termijn die hiervoor bij een reguliere omgevingsvergunning staat is vier weken, tenzij er sprake is van een buitenplanse omgevingsplanactiviteit (BOPA) dan is het zes weken. De reden dat er is gekozen voor deze korte termijn is dat eventuele gevolgen voor de CPOS beoordeling bij voorkeur zo snel mogelijk doorwerken in het CPOS overzicht. Omdat er bij bepaalde aanvragen ook toetsing nodig is door externe partijen worden er afspraken gemaakt met de Omgevingsdienst IJsselland over de snelheid van de toetsing.
Indien bij de toetsing achteraf blijkt dat het plan niet voldoet neemt de gemeente gepaste maatregelen op basis van het CPOS arbitragesysteem.
Geen EPOS
Bij een aanvraag omgevingsvergunning voor een omgevingsplanactiviteit (OPA/BOPA) en een technische bouwactiviteit door een initiatiefnemer buiten EPOS wordt de wettelijke procedure toegepast. Dit houdt in dat het omgevingsloket de aanvraag administratief verwerkt en een behandelaar/casemanager toewijst. De behandelaar handelt de aanvraag binnen de wettelijke termijnen af, eventueel door taken uit te zetten bij vakinhoudelijke collega’s. De initiatiefnemer dient de aanvraag omgevingsvergunning in via het digitale loket DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet).
Hoofdstuk 8. › Paragraaf 8.1
Artikel 8.1.2
Vergunningenstrategie
Onderdeel van Beleidsplan VTH 2025-2028