De leden van de commissie (voorzitter, secretaris en overige leden) worden geselecteerd op de noodzakelijk geachte materiedeskundigheid en hun onafhankelijkheid.
De voorzitter en/of secretaris, voert/voeren onder regie van de gemeente namens de commissie het (eerste) vooroverleg met de planindieners, ontwerpers en andere belanghebbenden, verzamelt/verzamelen relevante informatie en bereidt/ bereiden de behandeling van de adviesaanvragen in de commissie voor.
De secretaris stelt in samenspraak met de voorzitter en de behandelend ambtenaar Bouw- en Woningtoezicht de agenda voor de commissievergadering op. Tijdens de commissievergadering introduceert de secretaris de bouwplannen en verstrekt gegevens over het relevante beleid voor het betreffende plan en/of gebied. Onder de verantwoordelijkheid van de secretaris wordt de beraadslaging en de conclusie(s) over een bouwplan uitgewerkt in een schriftelijk advies, dat in beginsel binnen twee weken na afloop van de commissievergadering verzonden wordt.
De voorzitter, een materiedeskundige met bestuurlijke ervaring, is verantwoordelijk voor het functioneren van de commissie en de kwaliteit van de advisering. Hij/zij ziet toe dat de commissie adviseert binnen de kaders van het gemeentelijke beleid dat is opgesteld met het oog op het bereiken en in stand houden van een goede omgevingskwaliteit en al hetgeen daarmee verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn.
Tijdens de vergadering treedt de voorzitter op als gastheer/gastvrouw voor alle aanwezigen. Hij/zij licht de vergaderorde toe en informeert wie van de aanwezigen bij een agendapunt wil toelichten. Indien een plan eerder al in vooroverleg is besproken doet de voorzitter c.q. de secretaris verslag van hetgeen in dat stadium van het planproces is besproken. Na de fase van de toelichtingen (secretaris/ gemeente/ externe toelichters) wordt deze afgerond en vangt de fase van de beraadslaging aan, een fase waaraan alleen de leden van de commissie deelnemen.
De voorzitter draagt er zorg voor dat na de inhoudelijke discussie een voor alle aanwezigen korte en heldere samenvatting wordt gegeven, resulterend in een conclusie. Indien bij een hoofdelijke stemming een staken der stemmen ontstaat heeft de voorzitter een doorslaggevende stem.
De voorzitter bewaakt de voortgang van de agenda.
De voorzitter c.q. de secretaris onderhoudt de contacten met het gemeentebestuur en de relevante gemeentelijke diensten.
Indien een definitieve adviesaanvraag naar het oordeel van de voorzitter niet is voorzien van voldoende bescheiden en hierdoor een afgewogen advisering niet mogelijk is, neemt de voorzitter c.q. de secretaris de adviesaanvraag niet voor behandeling in de commissie aan.
Hierbij zijn de volgende stukken in ieder geval van belang:
tekeningen van bestaande en toekomstige situatie, waaronder alle gevels van het bouwwerk, inclusief de gevels van belendende bebouwing, waaruit blijkt hoe het geplande bouwwerk in de directe omgeving past;
principedetails van gezichtsbepalende delen van het bouwwerk;
kleurenfoto’s van de bestaande situatie en de omliggende bebouwing;
opgave van de toe te passen bouwmaterialen en kleur daarvan (uitwendige scheidingsconstructie). In ieder geval worden opgegeven het materiaal en de kleur van de gevels, het voegwerk, kozijnen, ramen en deuren, balkonhekken, dakgoten en boeidelen, de dakbedekking en eventuele installaties (o.a. zonnepanelen);
tekening met de terreininrichting
de tekeningen bij de aanvraag om een vergunning voor een bouwactiviteit zijn voorzien van een duidelijke maatvoering en schaalaanduiding.
In geval van monumenten: alle relevante documentatie en rapportages t.a.v. exterieur en interieur die voor een goede beoordeling van belang zijn.
De voorzitter ziet er op toe dat, in het geval dat één van de leden van de commissie op een of andere wijze een zakelijke binding heeft met een bouwplan, dit lid in voorkomend geval niet zal deelnemen aan de beraadslagingen en zo mogelijk zal worden vervangen.
Bij het overleg met de gemeente en de pers treedt de voorzitter namens de commissie naar buiten. De voorzitter organiseert met de commissie jaarlijks een inhoudelijke evaluatie van de werkzaamheden. De resultaten van de evaluatie worden opgenomen in het jaarlijkse verslag van de commissie.
Artikel 5.
Taakomschrijving commissieleden
Onderdeel van Reglement van orde Gemeentelijke Adviescommissie Omgevingskwaliteit