De deuren worden gesloten wanneer tenminste een vijfde van het aantal aanwezige leden daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt.
Nadat de deuren gesloten zijn brengt de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen, inclusief de grondslag daartoe, in bespreking. Alleen als hiertoe (door middel van hand op steken) in meerderheid besloten wordt, wordt met gesloten deuren vergaderd.
Van een besloten vergadering wordt een aparte advieslijst opgesteld. In de advieslijst worden naast het advies, in ieder geval de namen van alle aanwezige raads-, commissie- en collegeleden en eventuele andere aanwezigen opgenomen. Ook wordt melding gemaakt van de grondslag om met gesloten deuren te vergaderen.
Raads, burger- of collegeleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen dan wel tussentijds de vergaderzaal verlaten, hebben zonder enige belemmering toegang tot de besloten vergadering. Voor de advieslijst maakt de voorzitter melding van leden die tijdens de besloten vergadering aankomen of vertrekken.
Besluit de commissie (door middel van handopsteken) tot een besloten vergadering, dan geldt vanaf dat moment van rechtswege geheimhouding op alle woorden die gesproken worden, totdat de raad of commissie de geheimhouding opheft.
Van de besloten vergadering wordt een geluidsopname gemaakt, deze geluidsopname wordt veilig bewaard totdat de geheimhouding op wat besproken is wordt opgeheven.
Advieslijsten van besloten vergaderingen worden besloten gepubliceerd in het raadsinformatiesysteem.
Hoofdstuk 4:
Artikel 14:
Commissievergaderingen achter gesloten deuren
Onderdeel van Protocol geheimhouding gemeente Molenlanden 2024