In deze beheerregeling wordt verstaan onder:
archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995:
1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;
3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;
4°. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd;
archiefbewaarplaats: de door burgemeester en wethouders voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats, als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995;
archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de Archiefwet 19951Vereniging Nederlandse Gemeenten. (2019). Model Beheerregeling informatiebeheer.;
archivaris: een aangewezen gediplomeerde gemeentearchivaris die de gemeentelijke archiefbewaarplaats beheert en tevens toeziet op de naleving van de Archiefwet 1995 ten aanzien van archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling2Ibid.;
hotspots: gebeurtenissen die leiden tot opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling3Hotspotlijst maken. (z.d.). Nationaal Archief.;
informatiehuishouding: het samenhangende geheel van informatievoorziening, ICT-voorziening en informatiebeheervoorziening4Team Informatiemanagement, Gemeente Dronten. (2024a). Drontense i-Leidraad Informatiehuishouding, p. 6;
kwaliteitssysteem: kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling;
migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;
overbrenging: overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;
selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;
Strategisch Informatieoverleg: structureel overleg waarin alle betrokken en vereiste kennisdisciplines en expertise verenigd zijn bij het bespreken van vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding;
vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995;
vervreemding: overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege.
Hoofdstuk 1.
Artikel 1.
Definities
Onderdeel van Beheerregeling Informatiebeheer Gemeente Dronten 2024