Om het proces van vernietiging in goede banen te leiden wordt een procedure gevolgd die is opgesteld conform het document Procedure Vernietigen van Het Flevolands Archief.
Een informatiebeheerder19De rol van informatiebeheerder wordt ingevuld door medewerkers van het cluster Archief- en Informatiebeheer volgens de structuur zoals benoemd in hoofdstuk 2. start en coördineert de jaarlijkse procedure tot vernietiging van archiefbescheiden, waarbij geldt dat:
een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden wordt opgesteld met inachtneming van de geldende selectielijst;
een voorstel wordt gedaan aan de vakinhoudelijke afdelingen, waarbij met de interne teams wordt afgestemd of de vernietigingslijst met het oog op bedrijfsvoering voldoet;
een (concept)vernietigingslijst aan de archivaris wordt voorgelegd;
na verwerking van eventuele opmerkingen of wijzigingen de archivaris een definitieve vernietigingslijst zal goedkeuren middels een verklaring van instemming met vernietiging. Deze goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging;
de vernietiging wordt uitgevoerd door de informatiebeheerders, middels het vier ogen principe;
voorgaande handeling wordt teruggekoppeld aan de archivaris met als product het afschrift van het besluit tot vernietiging;
het vernietigingsdossier wordt gearchiveerd door een informatiebeheerder.
Hoofdstuk 2.
Artikel 10.
Vernietiging
Onderdeel van Beheerregeling Informatiebeheer Gemeente Dronten 2024