Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat van
informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de regeling een inventaris wordt
aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden
beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de
verschillende werkprocessen en taken.
In afwijking van de regeling worden van op termijn vernietigbare
digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens
vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het
overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het
betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van
toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking
komende bestanden.
Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 9 van de regeling opgesomde gegevens
geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform
of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de
bewaartermiin verstriikt.
De onderdelen van de beheerseenheid als bedoeld in artikel 8 van dit besluit stellen het hoofd van de
sectie documentaire informatievoorziening onverwijld in kennis
van het ontvangen of opmaken van een digitaal document of
informatiebestand dat uitsluitend op digitale wijze
raadpleegbaar zijn. Tenminste eenmaal per jaar verricht de
sectie documentaire informatievoorziening een inventarisatie
binnen de organisatie betreffende documenten en
informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze
raadpleegbaar zijn.
De sectie documentaire informatievoorziening doet zodra nodig
opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van documenten
en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid.
Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van
de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie zijn:
de onderdelen als bedoeld in artikel 8 van dit besluit waar de
betreffende digitale documenten of informatiebestanden
zijn opgemaakt of ontvangen;
de onderdelen als bedoeld in artikel 8 van dit besluit waaraan bij een
reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn
overgegaan, voor de daarbij aan hen overdragen digitale
documenten of informatiebestanden;
automatisering, indien er volgens beide voorgaande
punten geen verantwoordelijk onderdeel is.
Automatisering verleent technische ondersteuning bij de in het
vijfde lid bedoelde conversie en migratie.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies