Vooral voor de controlerende taak van de raadsleden is de besluitenlijst van het college een belangrijke – zo niet de belangrijkste – basis voor de informatieverstrekking. Het college is ingevolge artikel 60, lid 3, Gemeentewet verplicht de besluitenlijst van zijn vergaderingen openbaar te maken. Vanuit een oogpunt van actualiteit is het noodzakelijk om dit zo spoedig mogelijk na de vergadering te laten plaatsvinden dan wel de besluitenlijst in ieder geval zo spoedig mogelijk ter beschikking te stellen van de raadsleden.
De gemeenteraad controleert het college van B&W, en in het kader van de uitvoering van die taak moet de raad de openbare en niet-openbare besluitenlijst integraal ontvangen, ongeanonimiseerd. Het toesturen aan de raad is geen openbaarmaking. De raad heeft deze informatie nodig voor de eigen taak. De raad mag deze informatie niet met derden delen of openbaar maken.
De griffie ontvangt de ongeanonimiseerde B&W-besluitenlijsten van het bestuurssecretariaat en stuurt deze naar de raad. Hierbij wordt de volgende disclaimer gebruikt:
“U ontvangt deze informatie voor de uitvoering van uw taak als lid van de gemeenteraad. Het is niet toegestaan om hierin opgenomen persoonsgegevens of andere vertrouwelijke of niet-openbare informatie met derden te delen.”
Naar aanleiding van de B&W-besluitenlijst kunnen raadsleden verzoeken om nadere informatie over de besluiten. Deze verzoeken worden conform het Reglement van orde van de raad ingediend via de griffie. De griffie verzoekt via het bestuurssecretariaat (eventueel na tussenkomst van de gemeentesecretaris) de opsteller van het B&W-advies de betreffende documenten te verzamelen en per e-mail toe te sturen aan de griffie. In de e-mail neemt de opsteller een begeleidende tekst op en de hiervoor genoemde disclaimer, zodat de griffie het bericht integraal kan doorsturen. De griffie stuurt het bericht met de documenten naar het verzoekende raadslid. Conform de Gemeentewet en het Reglement van orde, wordt het bericht met de documenten zo nodig en afhankelijk van de afspraken hierover, ook aan de overige raadsleden toegestuurd.
In eerste instantie wordt alleen het betreffende B&W-advies verstrekt. Het uitgangspunt is dat dit B&W-advies ongeanonimiseerd wordt verstrekt. In bijzondere gevallen kan er een reden zijn om bepaalde gegevens of onderdelen onleesbaar te maken. Deze reden moet dan een grondslag hebben in de uitzonderingen zoals bedoeld in hoofdstuk 5 van de Woo. In een dergelijk geval overlegt de opsteller hierover met de jurist van de cluster Juridische zaken.
Naar aanleiding van het verstrekte B&W-advies kan een raadslid verzoeken om verstrekking van de onderliggende documenten bij het B&W-advies. Ook dit verzoek wordt ingediend via de griffie. Dit verzoek moet specifiek en gemotiveerd zijn zodat voor de verstrekking zo nodig het belang van het informeren van de raad afgewogen kan worden t.o.v. de belangen zoals bedoeld in hoofdstuk 5 van de Woo. Daarbij geldt wel dat het belang van het informeren van de raad zwaar weegt.
Het toepassen van deze uitzondering is nodig omdat in onderliggende stukken bij een B&W-advies allerlei persoonlijke en/of bedrijfsgevoelige informatie kan voorkomen. Als deze informatie niet van belang is voor de informatievoorziening aan de raad, dan wordt deze informatie onleesbaar gemaakt. Bij twijfel hierover overlegt de opsteller met de jurist van de cluster Governance.
Voor uitsluitend technische informatie kunnen raadsleden direct contact opnemen met de opsteller.
In de bijlage wordt nader ingegaan op het opstellen van besluitenlijst(en) van het college in relatie tot de actieve informatieplicht.
Hoofdstuk 3.
Artikel 3.3.1.
Besluitenlijsten college
Onderdeel van Protocol informatievoorziening gemeenteraad Veere