Verantwoordelijken voor afhandeling melding
Een melding wordt gedaan bij de burgemeester. Dit gebeurt schriftelijk en vertrouwelijk. Hierbij mag
hulp ingeschakeld worden van bijvoorbeeld de gemeentesecretaris, griffier of de sparringpartner met wie eerder de twijfel is besproken. Bij het afhandelen van de melding laat de burgemeester zich ondersteunen door de griffier of gemeentesecretaris.
Bij meldingen over raadsleden en commissieleden ondersteunt de griffier de burgemeester.
Bij meldingen over wethouders ondersteunt de gemeentesecretaris de burgemeester.
De burgemeester kan door eigen waarnemingen of externe berichtgeving worden geattendeerd op een mogelijke integriteitsschending. De burgemeester kan dan op eigen initiatief een melding opstellen.
Eisen aan de melding
De melding wordt schriftelijk ingediend en gaat over een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden. Indien gewenst kan een melding ook mondeling worden gedaan. In dat geval wordt de melding door de griffier of gemeentesecretaris genoteerd. De melder ondertekent deze melding.
Een melding van een mogelijke integriteitsschending bevat in ieder geval:
de naam van de persoon tegen wie de melding is gericht;
de functie: raadslid, commissielid, wethouder of burgemeester;
de naam en het adres van de melder;
een korte beschrijving van de mogelijke schending, waaronder de aard van het feit (wat is er gebeurd), de bewijzen daarvoor en de impact van de mogelijke schending.
Anonieme meldingen worden niet in behandeling genomen.
Screening van de melding door de burgemeester en ondersteuner
De burgemeester stuurt de melder binnen vijf werkdagen een schriftelijke ontvangstbevestiging. Hierin wordt vermeld dat de identiteit van de melder in beginsel niet bekend wordt gemaakt aan de persoon tegen wie de melding is gericht.
De burgemeester voert zo snel mogelijk een persoonlijk gesprek met de melder over de melding. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt en geaccordeerd door de melder.
De burgemeester en de ondersteuner wegen de melding op vijf punten:
de aard van de (vermoede) handeling;
de mate waarin de melding te controleren is;
de respectievelijke posities van melder en de persoon op wie de melding betrekking heeft;
de geloofwaardigheid en;
de ernst en spoedeisendheid.
De burgemeester stelt de betrokken wethouder of het betrokken raads-(commissie-)lid op de hoogte van het feit dat er een melding is gemaakt, tenzij er een zwaarwegend belang is om dat niet te doen, zoals bijvoorbeeld de kans op het verdwijnen van bewijsmateriaal.
Conclusies
Op basis van het gesprek met de melder en na overleg met de ondersteuner neemt de burgemeester een beslissing over het vervolg. De burgemeester kan tot drie conclusies komen:
De melding krijgt geen vervolg, bijvoorbeeld omdat de melding niet over integriteit gaat of er overduidelijk geen sprake is van een schending. De melder krijgt dan een gemotiveerd bericht dat de melding geen of een ander gevolg krijgt.
Er is een vooronderzoek nodig om de melding te beoordelen. Na het vooronderzoek kan de burgemeester besluiten tot conclusie 1 of conclusie 3.
Er is direct een extern uitgebreid onderzoek nodig.
Communicatie
De burgemeester informeert de fractievoorzitters onder geheimhouding dat er een melding is gedaan en wat daarvan de conclusie is. Wanneer na de screening blijkt dat de melding geen opvolging krijgt (conclusie 1), koppelt de burgemeester dit terug aan de fractievoorzitters. In de gevallen van conclusie 2 of conclusie 3 informeert de burgemeester onder geheimhouding de fractievoorzitters over het vervolg. De persoon waarover een melding is gedaan wordt geïnformeerd dat er een vooronderzoek of extern uitgebreid onderzoek wordt gestart.
Zowel melder als betrokkene kunnen in het geval van conclusie 1 gemotiveerd te vragen om onafhankelijk advies van een externe partij wél over te gaan tot een vooronderzoek of een extern uitgebreid onderzoek. In dat geval wordt dit verzoek door de burgemeester en ondersteuning doorgeleid naar een externe partij, die over dit verzoek adviseert. Hierbij zijn de volgende criteria leidend: ontvankelijkheid, ernst van het feit, valideerbaarheid en waarschijnlijkheid. Op basis van dit advies besluit de burgemeester opnieuw over het doen van onderzoek naar de melding, met kennisgeving aan de melder, de betrokken wethouder of het betrokken raads-(commissie-)lid, en de fractievoorzitters.
Wanneer de burgemeester zich bij de screening al heeft laten adviseren door een externe partij, bestaat deze mogelijkheid niet. In dat geval wordt het aan de burgemeester gegeven advies van de externe partij ter informatie en onder geheimhouding gedeeld met de melder, de betrokken wethouder of het betrokken raads-(commissie-)lid, en de fractievoorzitters.
Niet informeren vanwege veiligstellen bewijs
Op bovengenoemd uitgangspunt dat de persoon waarover een melding wordt gedaan wordt geïnformeerd dat er een vooronderzoek of extern uitgebreid onderzoek wordt gestart, kan in sommige situaties, ter beoordeling aan de burgemeester, worden afgeweken. Hiervan is bijvoorbeeld sprake wanneer diegene dan mogelijk bewijsmateriaal kan of zal vernietigen. In een dergelijk geval worden eerst zo snel mogelijk maatregelen genomen zodat mogelijk relevant bewijs niet verdwijnt. Deze beschermingsmaatregelen zijn het veiligstellen van dossiers, bestanden, stukken etc.
Hoofdstuk 2
Artikel 2.2.
Onderdeel 2: De melding
Onderdeel van Protocol integriteitsmeldingen gemeente Culemborg 2024