De organisator / aanvrager van een evenement is hoofdverantwoordelijk voor het evenement. De organisator / aanvrager:
dient een melding te doen (bij kleinschalige evenementen) of een vergunning aan te vragen voor het mogen organiseren van een evenement;
heeft hierbij de verplichting om alle informatie te verschaffen die voor de beoordeling van de aanvraag noodzakelijk is;
is verantwoordelijk voor het aanleveren van een tijdige- en complete vergunningaanvraag, veiligheidsplan en bijbehorende tekeningen en eventueel andere documenten zoals certificaten;
is eerstverantwoordelijk voor een veilig en ordelijk verloop van het evenement, dus de veiligheid van het publiek, vrijwilligers/werknemers, verkeersregelaars, communicatie naar belanghebbenden en het beperken van overlast;
dient zelf in staat te zijn kleine voorzienbare calamiteiten te bestrijden;
is verantwoordelijk voor het gehele evenement en het daarbij naleven van de in de vergunning gestelde voorwaarden;
is verplicht om derden die deel uitmaken van het evenement, zoals kraamhouders op een braderie, op de hoogte te stellen van de gestelde voorwaarden. Dit betekent dat de organisator er ook verantwoordelijk voor is dat derden, die deel uitmaken van het evenement, zich aan de gestelde voorwaarden houden.
De verantwoordelijkheid strekt zich ook uit tot de woon- en leefomgeving. Het gaat dan vooral om het voorkomen en beperken van overlastaspecten betreffende geluid, afval, parkeren, enzovoort. Voorop staat dat de organisator goed zal moeten communiceren, niet alleen naar de gemeente toe maar zeker ook naar omwonenden. Zowel vooraf als achteraf. Een draaiboek en een veiligheidsplan zijn hiervoor een goed hulpmiddel. Daarin wordt beschreven hoe, wat, wanneer, ten aanzien van en met wie een en ander gaat plaatsvinden.
Hoofdstuk 4
Artikel 4.1
Organisator / aanvrager
Onderdeel van Evenementenbeleid gemeente Bergeijk 2016