De hotspotmonitor is een instrument gericht op het periodiek identificeren en vaststellen van hotspots. Veel overheidsinformatie is in selectielijsten (Selectielijst 2020) voor archiefbescheiden als ‘te vernietigen’ gewaardeerd. Dit is een generieke waardering. De hotspotmonitor fungeert als een lokaal aanvullend instrument op de Selectielijst 2020 om zaken specifiek te kunnen waarderen en indien nodig uit te zonderen van vernietiging. Hierbij wordt invulling gegeven aan het Archiefbesluit 1995, artikel 5, lid 1 sub e.3Artikel 5 lid 1 sub e Archiefbesluit 1995: “Een selectielijst bestaat ten minste uit: […] een opsomming van criteria aan de hand waarvan de zorgdrager archiefbescheiden, die ingevolge de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, van vernietiging kan uitzonderen.”
Het uitvoeren van de hotspotmonitor is geen eenmalige actie, maar een terugkerend proces. Regelmatig wordt beoordeeld of zich in de achterliggende periode een nieuwe hotspot heeft voorgedaan. De hotspotmonitor wordt achteraf toegepast: pas ná een gebeurtenis kan worden bepaald of er sprake is van een hotspot.
Het uitgangspunt van de hotspotmonitor is dat de hotspot ‘kort na de gebeurtenis’ in beeld worden gebracht. Daarvoor zijn twee redenen. Allereerst is het in een digitale omgeving van belang om zaken al bij creatie of kort daarna te waarderen. Digitale bestanden zijn kwetsbaarder dan papieren informatie: digitale documenten, tweets of berichten op online fora zijn vluchtig. Door de informatie over de hotspot kort na vorming veilig te stellen, wordt de kans dat zaken verloren gaan verkleind. Ten tweede wordt de actualiteit direct meegenomen door gebeurtenissen kort na hun ontstaan in beeld te brengen en vast te leggen.
Hoofdstuk 2.
Artikel 2.3.
Definitie van de hotspotmonitor
Onderdeel van Hotspotmonitor Cranendonck 2023