Stap 1 Research
In een overleg met verschillende informatieverzorgers wordt een hotspot genoemd. Deze interne experts hebben zicht op de taken van het overheidsorgaan en/of weten wat er leeft en speelt in de lokale samenleving. De coördinator nodigt de interne experts uit voor overleg. Voorafgaand aan het overleg, wordt aan de interne experts gevraagd om ter voorbereiding onderzoek te doen naar mogelijke hotspots van het afgelopen jaar en deze aan te leveren bij de coördinator. Aan de hand van het sjabloon (bijlage: Sjabloon hotspotlijst) wordt een eerste conceptversie van de hotspotlijst opgesteld.
Stap 2 Strategisch Informatie Overleg
In het SIO, het overleg met de interne coördinator, de directieraad, het RHCe en de Heemkundekring, wordt een concept hotspot besproken en aangevuld. Aan het eind van het SIO heeft elke A2-gemeente een definitieve hotspotlijst voor gebeurtenissen van het voorafgaande jaar. Hierbij vormen de criteria uit hoofdstuk 3 het uitgangspunt. Van belang is dat zowel positieve als negatieve gebeurtenissen aandacht krijgen.
Bij het benoemen van hotspots kunnen ook markante personen of locaties genoemd worden. Deze zaken vallen vaak al onder de uitzonderingscriteria van de selectielijst, zoals precedentwerking of archiefbescheiden over bijzondere personen. Dit zijn geen hotspots. Deze uitzonderingen kunnen worden meegenomen in een aparte tabel van de hotspotlijst, waarin aangegeven wordt op basis van welk uitzonderingscriterium van de selectielijst de archiefbescheiden bewaard worden, in plaats van welk hotspotcriterium van toepassing is. Het college van B&W stelt deze aparte lijst tegelijk met de hotspotlijst vast.
Stap 3 Voorbereiden besluitvorming
De lijst met hotspots die door het SIO is benoemd wordt ingebracht bij het college door de coördinator naast de lijst van overige uitzonderingen. In het collegevoorstel wordt tevens aandacht besteed aan de gevolgen voor de privacy van eventuele betrokkenen (onder meer door in te gaan op de relatie tussen hotspots en de Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG). Indien aan de orde, wordt vastgelegd dat er een beperking aan de openbaarheid moet worden gesteld voor de betreffende archiefbescheiden.
Stap 4 Vaststellen hotspot en publicatie
Het voorstel tot besluitvorming over de hotspotlijst wordt geagendeerd voor de eerstvolgende collegevergadering. Na de vaststelling van de hotspotlijst door het college en na kennisgeving aan de gemeenteraad wordt deze gepubliceerd op de website van de gemeente.
Stap 5: Uitvoering geven aan de hotspotmonitor
Na vaststelling en publicatie van de hotspotlijst wordt de hotspotstatus op de archiefbescheiden toegepast. De als hotspot aangemerkte archiefbescheiden worden uitgezonderd van vernietiging. Het sjabloon ‘Informatieoverzicht [naam hotspot]’ (bijlage 4) dient daarbij als hulpmiddel.
De hotspotstatus wordt vastgelegd in het informatiesysteem waarin de archiefbescheiden worden opgeslagen, teneinde hier rekening mee te houden in het beheer.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies