De aanvraag van de subsidie wordt ingediend met e-Herkenning via www.utrecht.nl/subsidieberlijnplein.
Bij de aanvraag worden de volgende documenten aangeleverd:
Een plan van aanpak van maximaal 25 pagina’s A4 (minimum lettergrootte 10 punten, minimum regelafstand 1) voor de activiteiten genoemd in artikel 5 eerste lid sub a, b, c en d met daarin in elk geval:
een omschrijving van de beoogde huurdersdoelgroepen, waarbij de aanvrager wordt uitgedaagd om een duidelijke visie neer te leggen voor wat betreft de sectoren waarbinnen de creatieve, maatschappelijke en innovatieve ondernemers actief zijn, passend bij het ontwikkelplan Berlijnplein en het thema ‘toekomst van de stad’;
een omschrijving van het belang en de meerwaarde van huisvesting voor deze doelgroepen op deze locatie;
een concept-wervingsstrategie voor het werven van deze doelgroepen;
een beschrijving van hoe u gedurende de looptijd samenwerking, ideeënuitwisseling en kruisbestuivingen tussen uw huurders onderling en tussen uw huurders en andere huurders op Berlijnplein denkt te stimuleren;
een omschrijving van uw ervaring met het ontwikkelen en beheren van maatschappelijk en/of cultureel vastgoed;
een omschrijving van uw projectorganisatie en uw governance, zowel gedurende de ontwikkel- en bouwfase als gedurende de exploitatiefase;
een indicatieve omschrijving van uw activiteiten, zowel gedurende de ontwikkel- en bouwfase als gedurende de exploitatiefase;
een visie op en/of omschrijving van ervaring met co-creatie;
een visie op en/of omschrijving van ervaring met duurzaamheid en/of circulariteit;
een visie op diversiteit en inclusie;
een risico-inventarisatie en -beheersingstrategie.
Een sluitende meerjarenbegroting voor de activiteiten genoemd in artikel 5 eerste lid sub a, b en c, waarbij u er voor de vergelijkbaarheid met andere aanvragers vanuit mag gaan dat de periode tussen de aanvang van de subsidie en de oplevering van de nieuwbouw 3 jaar betreft en u, wederom voor de vergelijkbaarheid, kunt uitgaan van indexatie van 2,5% per jaar.
Een sluitende business case voor de activiteiten genoemd in artikel 5 eerste lid sub d, met een gedetailleerde uitwerking voor het eerste volledige huurjaar (prijspeil 2026);
De business case sluit aan op de volgende documenten die op te vragen zijn bij cultureelvastgoed@utrecht.nl:
het Ontwikkelplan Berlijnplein;
de Ruimtestaat gebaseerd op de meest recente versie van het Plan van Eisen;
het document Circulaire ambities Berlijnplein;
de voorlopige demarcatie onderhoud en beheer;
de samenwerkingsovereenkomst.
een financiële onderbouwing van de aanvraag aansluitend op het overzicht van de activiteiten. In deze onderbouwing staat per activiteit opgenomen welke personele en materiele middelen nodig zijn voor de activiteiten. Tevens is het gevraagde subsidiebedrag helder onderbouwd met daarbij – indien van toepassing – een sluitende begroting met daarin alle (overige) inkomsten;
De business case gaat uit van de volgende kaders:
De kale huurprijs voor (onder)huurders van de ruimtes voor jongerencultuur en voor de culturele- of maatschappelijke buurtfunctie bedraagt gemiddeld maximaal €140,00 per m2 (vvo) per jaar inclusief btw (prijspeil 1-1-2026);
de kale huurprijs voor (onder)huurders van de overige ruimtes bedraagt gemiddeld maximaal €160,00 per m2 (vvo) per jaar exclusief btw (prijspeil 1-1-2026);
de huurkosten die we u per gehuurde m2 (vvo) in rekening brengen als opgenomen in artikel 12 lid b. Voor de vergelijkbaarheid kunt u uitgaan van de verhoging van deze huurprijzen met 5% na taxatie.
de servicekosten (exclusief energiekosten) bedragen niet meer dan 25% van de kale huurprijs;
de maximale gemiddelde kale huurprijzen uit sub i en sub ii worden gedurende de gehele in artikel 5 eerste lid sub d genoemde looptijd gehandhaafd, met dien verstande dat de huurprijzen jaarlijks maximaal mogen worden geïndexeerd met het CPI-prijsindexcijfer (2015=100);
de (onder)huurders van de ruimtes voor jongerencultuur en cultureel-maatschappelijke buurtfunctie hoeven geen btw-belaste prestaties te leveren. De (onder)huurders van de overige ruimtes gebruiken het gehuurde voor minstens 90% voor btw-belaste prestaties.
De business case geeft in elk geval inzicht in:
Vervangingsreserveringen voor het inbouwpakket genoemd in artikel 5 lid 1 b;
dekking van het leegstandsrisico;
salariskosten, met onderbouwing van in te zetten fte (voor zowel beheer als overhead);
een indicatie van de servicekosten;
eventuele overige lasten;
de baten, gesplitst in subsidie gemeente, (onder)huurinkomsten en eventuele overige inkomsten;
Wat de aanvrager doet met een eventueel batig jaarsaldo gedurende de in artikel 5 eerste lid sub d genoemde looptijd.
Als een aanvrager in de voorgaande drie jaar geen subsidie bij burgemeester en wethouders heeft aangevraagd of indien de onderstaande gegevens zijn gewijzigd, levert de aanvrager bij de aanvraag ook de volgende gegevens aan:
Kopie bankafschrift waarop in ieder geval het rekeningnummer en de naam van de aanvrager duidelijk zichtbaar zijn;
Een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel;
De statuten, indien van toepassing.
Indien het onder lid 2a bedoelde plan van aanpak het maximum aantal pagina’s overschrijdt, zullen alleen de eerste 25 pagina’s worden beoordeeld.
Artikel 6