(artikel 19 Leerplichtwet; artikel 3 Leerplichtregeling)
Er is een leerlingenadministratie, die wordt bijgehouden door de leerplichtambtenaar/doorstroomcoach en de administratief medewerker.
In de leerlingenadministratie worden de persoonsgegevens opgenomen van alle in de gemeentelijke basisregistratie personen (BRP) opgenomen personen in de leeftijd van 0 tot en met 22 jaar. De bewaartermijn van de gegevens is conform de selectielijsten van de Archiefwet, de AVG en de Wpg. Indien er geen bewaartermijn is aangegeven wordt binnen de GR zelf een redelijke bewaartermijn gesteld.
De mutaties in de basisregistratie personen met betrekking tot de in lid 2 bedoelde personen worden ten minste wekelijks en zo mogelijk dagelijks in de leerlingenadministratie verwerkt.
De administratief medewerker controleert of de mutaties van de verschillende scholen met betrekking tot in- en uitschrijvingen van jongeren binnengekomen zijn. De leerplichtambtenaar onderneemt actie naar directeuren van scholen en instellingen die in gebreke gebleven zijn.
Blijkt uit het contact met de directeur dat deze verwijtbaar in gebreke blijft, dan voert de leerplichtambtenaar hierover een gesprek met de directeur.
De leerplichtambtenaar kan het verwijtbaar in gebreke blijven van de directeur signaleren bij de Inspectie van het Onderwijs, indien hij/zij van mening is dat deze maatregel kan leiden tot het opheffen van de overtreding dan wel het voorkomen van herhaling daarvan (zie verder artikel 20).
De administratief medewerker controleert aan het begin van het schooljaar (teldatum is 1 oktober) en daarna maandelijks of alle leer- en kwalificatieplichtigen overeenkomstig de bepalingen van de wet als leerling op een school of onderwijsinstelling zijn ingeschreven. Bij een vermoeden van absoluut verzuim wordt een brief verstuurd aan de ouders en wordt eventueel contact opgenomen met de laatste school van inschrijving. In de brief aan ouders is aangegeven dat binnen 10 werkdagen gereageerd dient te worden. Als wordt teruggemeld dat er wel sprake is van een schoolinschrijving dan wordt dit gecontroleerd. Wanneer er geen reactie is gekomen op een tweede brief en de verdenking van absoluut verzuim blijft bestaan volgt een actie zoals omschreven in artikel 8 van deze instructie (absoluut verzuim).
Tegenover een bericht van uitschrijving van de ene school staat voor jongeren tot 18 jaar zonder startkwalificatie een bericht van inschrijving van een andere school. Als deze registratie niet sluitend is, volgt in eerste instantie contact met de school die de uitschrijving (zonder kennisgeving van bestemming) gemeld heeft. Wanneer deze geen duidelijkheid kan geven wordt schriftelijk of telefonisch contact gezocht met de ouders van de jongere.
Bij verhuizing buiten de regio worden de schoolhistorische gegevens gezonden naar de nieuwe woongemeente.
De administratief medewerker stuurt de niet leerplichtige voortijdig schoolverlater een brief met het verzoek de vervolgopleiding en/of eventueel werk te melden en doet tevens het aanbod om contact op te nemen met een doorstroomcoach.
Artikel 3.
Leerlingenadministratie en controle absoluut verzuim
Onderdeel van Instructie voor de leerplichtambtenaar/doorstroomcoach van het Leerplein Zuid-Kennemerland en IJmond