**1..** Als sleutelfuncties zijn de in de Selectielijst e-mailarchivering genoemde sleutelfunctionarissen aangewezen:
College van B en W
Ambtelijke topfunctionarissen
Compliancy officers
Sleutelfuncties overige gemeentelijke organen
**2..** Met in inachtneming van het bepaalde in lid 1 wijst de directie de specifieke rollen en medewerkers op deze sleutelfuncties aan en zorgt voor opname in het sleutelfunctionaris register
**3..** Wanneer de sleutelfunctie is ondergebracht bij een gastheergemeente in het kader van samenwerking op bedrijfsvoering, ligt de archiefvormende plicht bij de gemeente genoemd in de domeinnaam van het e-mailadres. In het geval van de DOWR-domeinnaam ligt de archiefvormende plicht bij de gastheergemeente, gemeente Olst-Wijhe.
**4..** Op basis van de selectielijst e-mailarchivering of bij vaststelling door de directie gelden de volgende bewaartermijnen voor e-mailberichten:
van sleutelfunctionarissen: permanent bewaren;
van medewerkers zonder sleutelfunctie: vernietigen 7 jaar na ontvangst of verzending;
uit gedeelde functionele e-mailboxen: vernietigen 7 jaar na ontvangst of verzending;
uit geautomatiseerde functionele e-mailboxen: vernietigen 3 maanden na ontvangst of verzending of zoveel langer bewaren als nodig voor de bedrijfscontinuïteit of het administratieve proces.
**5..** Bij uitdiensttreding, beëindiging van het ambt of op andere wijze geen gebruik meer maken van de e-mailfaciliteiten door de medewerker of sleutelfunctionaris wordt de mailbox door de beheerder afgesloten en worden de berichten na de geldende bewaartermijn als genoemd vernietigd.
Artikel 5