Evenementen kunnen een dusdanige ruimtelijke impact hebben dat een planologische borging noodzakelijk is. Dat is als er sprake is van niet-incidentele en/of langdurende evenementen. Dit wordt ook wel; ’een evenement dat ruimtelijk relevant is’ genoemd. Het gaat dan vaak over nadelige invloed op de leefomgeving.
Het borgen kan door:
het gebruik ten behoeve van een evenement via het bestemmingsplan (en op termijn het omgevingsplan) toe te staan.
door het verlenen van een omgevingsvergunning (per evenement) voor afwijkend gebruik van het bestemmingsplan.
In beide gevallen is een goede ruimtelijke onderbouwing en een consistente ruimtelijke afweging, van het al dan niet toestaan van evenementen op een locatie, nodig in relatie tot de omgeving.
Dit kan worden aangevuld met/uitgewerkt in een locatieprofiel. Een locatieprofiel bestaat veelal uit gebruiksregels, randvoorwaarden en marketingaspecten en geeft de maximale mogelijkheden van die locatie weer. De locatieprofielen worden opgesteld voor locaties waar niet incidentele en/of langdurende evenementen plaatsvinden. Na een jaar wordt een nieuw locatieprofiel voor een nieuwe locatie geëvalueerd. Ook bestaande locatieprofielen worden met enige regelmaat (om de 3 jaar) geëvalueerd.