Art. 6.1 Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Urk 2024-2027

De gemeente Urk is één entiteit en treedt uniform naar buiten. De gemeente is gericht op bundeling van gelijksoortige inkoopbehoeften voor de hele organisatie. Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Figuur 3 Inkoopproces Stap Fase inkoopproces Toelichting 1 Voortraject Bepalen van inkoopbehoefte Bepalen van het aanbod (bijv. product- en marktanalyse) Raming en bepalen van het financiële budget Formuleren inkoop- en aanbestedingsstrategie 2 Specificeren Opstellen van eisen en wensen Omschrijving van de opdracht Opstellen Offerteaanvraag 3 Selecteren Eventuele voorselectie geïnteresseerde ondernemers Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag via TenderNed Offertes evalueren incl. gunningsadvies Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving) Gunning aan winnende ondernemer Informeren afgewezen ondernemers 4 Contracteren Tekenen (raam)overeenkomst met (winnende) ondernemer Registreren getekende overeenkomst 5 Bestellen Uitvoeren van de opdracht Plaatsen van bestelling 6 Bewaken Bewaken termijnen Controleren nakoming afgesproken prestaties Tijdige betaling facturen 7 Nazorg Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen, facturatie op looptijd Evalueren overeenkomst met contractant Tabel 2 Toelichtingen fasen inkoopproces Team inkoop verstrekt advies aan de teams over hoe ingekocht en aanbesteed wordt. Daarbij worden inkoopactiviteiten in samenwerking tussen de inkoopadviseur(s) en de teams uitgevoerd. De teams hebbende materiekennis en zijn budget verantwoordelijk. De inkoopadviseur(s) begeleiden de teams bij het inkoopproces. Op deze manier benaderen we de markt op een uniforme en professionele manier. Gemeentelijke juristen bieden hierbij de nodige juridische ondersteuning. De gemeente hanteert contractmanagement door input van getekende contracten en wijzigingen hierop een eenduidig en actief vast te leggen, te beheren en te bewaken om de volledige benutting van contracten te faciliteren. De inzet daarbij is dat er klant – leveranciersrelaties ontstaan die gebaseerd zijn op duidelijkheid over gemaakt afspraken, procedures, samenwerking en toegevoegde waarde. De verantwoordelijkheden zijn als volgt gedefinieerd: Het college is verantwoordelijk voor het vaststellen en de naleving van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. De portefeuillehouder Inkoop vanuit het college is bestuurlijk verantwoordelijk voor de inkoopfunctie. Het inkoopteam verstrekt advies aan de teams over hoe ingekocht en aanbesteed wordt. Daarbij worden inkoopactiviteiten in samenwerking tussen Inkoop en de teams uitgevoerd. De contracteigenaar (budgethouder) is eindverantwoordelijk voor het contract en levert de daarbij behorende contractdocumenten ter registratie aan bij Inkoop. De contractmanager (decentraal belegd bij de teams) monitort en stuurt waar nodig de overeengekomen leveranciersprestaties bij (contract- en leveranciersmanagement). De contractbeheerder (belegd bij team Inkoop) zorgt voor contractregistratie en bewaakt expiratiedata.

Rechtspraak bij dit artikel