Een aantal begrippen in de Archiefwet 1995 dat in de praktijk tot vragen en soms onduidelijkheid leidde wordt in de nieuwe, gemoderniseerde Archiefwet vervangen door begrippen die naar verwachting gemakkelijker te begrijpen en toe te passen zijn, en die beter aansluiten bij de praktijk van het digitale informatiebeheer. Dit geldt met name voor het begrip archiefbescheiden. Dat is de reden waarom in deze beheerregeling de nieuwe term documenten wordt gehanteerd in plaats van archiefbescheiden.
In deze Beheerregeling wordt verstaan onder:
archiefbewaarplaats: de door burgemeester en wethouders voor de blijvende bewaring van documenten aangewezen (digitale) bewaarplaats, als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet. De digitale bewaarplaats wordt ook wel e-depot genoemd;
archiefruimte: een (digitale) ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van documenten in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de Archiefwet 1995;
beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, verder te noemen informatie- en archiefbeheer;
beheerder: het hoofd van de afdeling Data, Informatie en Technologie (DIT);
Besluit: Archiefbesluit 1995;
conversie: omzetting of overzetting van documenten in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling;
documenten: een schriftelijk stuk of een ander op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit (ongeacht de vorm). Bijvoorbeeld: document, databasegegeven, emailbericht (met bijlagen), zaak, dossier, website (of een deel ervan), foto/ afbeelding, geluidopname, wiki, blog, videotulen, data(set), informatieproduct, et cetera. Wordt ook wel informatieobject genoemd;
door een overheidsorgaan is opgemaakt of ontvangen en dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak van dat overheidsorgaan;
is opgemaakt of ontvangen door instellingen of personen, waarvan of van wie de rechten of functies op een overheidsorgaan zijn overgegaan; of ingevolge artikel 9.4 voor blijvende bewaring is opgenomen door een archiefbewaarplaats;
welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;
reproducties, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder a, b of c bedoelde documenten of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefverordening zijn vervaardigd;
e-depot: zie archiefbewaarplaats;
informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen (beleid, procedures, processen en middelen) om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn;
informatie structuur plan (ISP): overzicht van alle aanwezige werkprocessen met bijbehorende documenten van een organisatie zodat informatie gemakkelijk terug te vinden is en verantwoording over het handelen van de organisatie afgelegd kan worden;
kwaliteitssysteem: kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling en de gehanteerde kwaliteitseisen met betrekking tot privacybescherming, informatiebeveiliging, gegevensmanagement en digitale toegankelijkheid;
migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;
overbrenging: overbrenging van documenten naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;
Regeling: de Archiefregeling 2009;
selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke documenten voor vernietiging of blijvende bewaring in aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;
strategisch informatie overleg (SIO): specifiek overlegorgaan, waarin alle betrokken en vereiste kennisdisciplines en expertise verenigd zijn bij het bespreken van informatievraagstukken en het voorbereiden van besluitvorming daarover;
vervanging: het vervangen van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995;
vervreemding: overdracht van documenten als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege;
WCAG-richtlijnen: Web Content Accessibility Guidelines, richtlijnen om webcontent toegankelijk te maken voor een zo breed mogelijk publiek;
Wet: de Archiefwet 1995.
Hoofdstuk 1.
Artikel 1.
Begripsbepalingen
Onderdeel van Beheerregeling informatiehuishouding gemeente Tilburg 2025