Het hoofd van een organisatorische eenheid en de Raadsgriffier is verantwoordelijk voor de gestructureerde en volledige opslag van documenten voor zover deze van belang zijn voor de bedrijfsvoering, verantwoording of rechtmatigheid van het handelen.
Ze dienen hierbij het beleid, voorschriften en richtlijnen, onder andere over informatie- en archiefbeheer, privacybescherming, informatiebeveiliging, gegevensmanagement en digitale toegankelijkheid na te leven, waarbij er gestreefd moeten worden naar enkelvoudige opslag van (bron)documenten en gegevens. Dit gebeurt uit hoofde van de 1-lijns controlfunctie die bij de vakafdelingen is belegd;
Van documenten dienen kenmerken op zodanige wijze te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden;
De gebruikte informatiesystemen en taakspecifieke applicaties dienen te voldoen aan de daarvoor door de beheerder opgestelde eisen;
Afspraken over beheer van documenten, gegevensmanagement en privacybescherming worden opgenomen in samenwerkings- dan wel dienstverleningsovereenkomsten.
Uitvoeren van migratie of conversie van documenten naar andere taakspecifieke applicatie, pre-depot of generiek zaaksysteem gebeurt conform gestelde eisen in opdracht van de beheerder incl. het opleveren van een migratieverklaring.
Uitvoering te geven/medewerking te verlenen aan het vastgestelde hotspot-beleid van de gemeente.
Hoofdstuk 4.
Artikel 14
Artikel 14
Onderdeel van Beheerregeling informatiehuishouding gemeente Tilburg 2025