De beheerder draagt er zorg voor dat er bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de Wet gegeven regels van selectie en vernietiging worden toegepast:
De beheerder is gemandateerd om documenten te vernietigen. De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan een specificatie van vernietigbare documenten op waarbij de geldende selectielijst en de eventuele genomen afwijkingen (zie artikel 16) hierop in acht worden genomen. De specificatie behoeft advies van de gemeentearchivaris.
Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 17 van de Regeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.
De beheerder is verantwoordelijk dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in artikel 18 van de Regeling.
De beheerder ziet erop toe, dat van documenten overeenkomstig artikel 18 van de Regeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin documenten worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken. Hiervoor wordt het Informatie Structuur Plan (ISP) gebruikt. Uit de beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatieobjecten en hun onderdelen zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd. Het systeem ten behoeve van het Informatie Structuur Plan wordt door de beheerder ter beschikking gesteld en onderhouden.
Op grond van artikelen 17, 19 en 20 van de Regeling draagt de beheerder namens de organisatorische afdelingen zorg voor de vastlegging van ingekomen documenten (post) in de door de beheerder daarvoor aangewezen systemen. Voor wijzigingen in deze processen is toestemming van de beheerder noodzakelijk.
Hoofdstuk 2. › Paragraaf 2.4
Artikel 7
Artikel 7
Onderdeel van Beheerregeling informatiehuishouding gemeente Tilburg 2025