Het streven is het aantal in te stellen reserves en voorzieningen te beperken. Voor het instellen van reserves wordt de onderstaande uitgangspunten toegepast:
Bij het instellen van een bestemmingsreserve met een bufferfunctie is het minimumbedrag € 100.000. Een bestemmingsreserve met een egalisatiefunctie (kapitaallasten) kan een saldo hebben van minder dan € 100.000;
Bij het instellen van bestemmingsreserves en bestemmingsreserve met een egalisatiefunctie die worden gevormd voor het veiligstellen van (doel) subsidies, bijdragen van derden of niet benutte delen daarvan, waarvan de verplichting tot het doen van uitgaven zich pas in latere jaren voordoet, maar die niet specifiek hoeven te worden besteed (dus waarop geen terugbetalingsverplichting rust) is geen ondergrens van toepassing.
2. Het instellen van een reserve mag niet leiden tot afname van de integrale begrotingsafweging;
Instelling van reserves en voorzieningen vindt plaats door middel van expliciete besluitvorming door de gemeenteraad via vaststelling van de begroting, jaarrekening of een raadsvoorstel. Dit betekent dat de instelling van een reserve of voorziening op impliciete wijze (door simpelweg verwerking in de begroting, of via de jaarrekening zonder uitdrukkelijke toelichting) niet is toegestaan.
In het raadsbesluit tot instelling van een reserve of voorziening worden onderstaande criteria uitgewerkt:
a. de omschrijving van het doel waarvoor de reserve wordt gevormd (bestedingsplan);
b. de minimale en/of maximale omvang;
c. de omvang en de wijze van stortingen en onttrekkingen (structureel of incidenteel), inclusief onderbouwing daarvan;
d. de looptijd (minimaal > 1 jaar);
De vorming van voorzieningen is veel dwingender voorgeschreven door het BBV dan de vorming van reserves. De uitgangspunten voor het instellen van een voorziening en het in stand houden
daarvan, zijn binnen het BBV aan strikte regelgeving verbonden. Een aspect waaraan ook door de accountant bij interim controles en/of de jaarrekening periodiek wordt getoetst. Voorzieningen zijn, in tegenstelling tot reserves, onderdeel van het vreemd vermogen en de gelden in een voorziening zijn niet vrij beschikbaar. Voorzieningen vloeien voort uit het voorzichtigheidsprincipe en geven daarmee een inschatting van voorzienbare lasten in verband met risico’s en verplichtingen, waarvan de omvang en/of het tijdstip van optreden min of meer onzeker zijn.
Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) verdeelt voorzieningen in vier hoofdtypen. Deze voorzieningen worden gevormd op basis van specifieke redenen:
Verplichtingen en Verliezen met Onzekere Omvang
Voorzieningen zijn nodig voor verplichtingen en mogelijke verliezen die al bestaan op de balansdatum, maar waarvan de precieze omvang nog onzeker is. Deze omvang moet echter wel redelijkerwijs in te schatten zijn.
Risico's voor Verwachte Verplichtingen of Verliezen
Voorzieningen worden ook ingesteld voor risico’s die op de balansdatum al bekend zijn. Deze risico’s houden verband met bepaalde verplichtingen of verliezen die in de toekomst verwacht worden en waarvan de omvang redelijkerwijs kan worden ingeschat.
Kosten voor Toekomstige Jaren die Nu al Bekend zijn
Als er in de komende jaren kosten zullen zijn die hun oorsprong vinden in het huidige of eerdere begrotingsjaren, kan een voorziening worden gemaakt. Deze voorziening dient om de lasten gelijkmatig over meerdere jaren te verdelen.
Bijdragen aan Toekomstige Vervangingsinvesteringen
Voor voorzieningen die bedoeld zijn om bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen te financieren. Deze gelden worden verzameld door middel van een specifieke heffing zoals beschreven in artikel 35, lid 1, onder b van het BBV.
Deze indeling zorgt ervoor dat de gemeente financiële risico’s en toekomstige kosten op een gestructureerde en transparante manier kan beheren.
Voor het instellen van een onderhoudsvoorziening geldt: geen beheersplan, geen voorziening. Een voorziening voor de onderhoudslasten kan worden ingesteld als voldaan wordt aan onderstaande criteria:
1. Instelling en voeding gebeurt alleen op basis van een meerjarenbeheersplan van het betreffende kapitaalgoed.
2. Het beheerplan dient periodiek te worden geactualiseerd (minimaal eenmaal in de vijf jaar)
3. De stand van een voorziening mag niet negatief worden.
Hoofdstuk 5 Instellen en opheffen van reserves en voorzieningen
Artikel 5.2
Het instellen van reserves en voorzieningen
Onderdeel van Nota Reserves en Voorzieningen 2025 -2030