** 1. .** De subsidieontvanger bewaart alle administratieve bescheiden die betrekking hebben op het gesubsidieerde project, waaronder statische gegevens en andere informatie met betrekking tot de financiering, alsmede gegevens en documenten in elektronische vorm, gedurende vijf jaar na de betaling van het saldo of, bij ontstentenis van een dergelijke betaling, verrichting. Deze termijn bedraagt drie jaar bij de financiering van een bedrag van ten hoogste € 60.000,-.
** 2. .** De subsidieontvanger bewaart alle administratieve bescheiden die betrekking hebben op het gesubsidieerde project tot ten minste vijf jaar, gerekend vanaf 31 december van het jaar waarin de beheerautoriteit de laatste betaling aan de subsidieontvanger verricht, dan wel tot een nader door het college aan de subsidieontvanger of de penvoerder schriftelijk bekend te maken termijn.
** 3. .** Als de Europese Commissie, vanwege een gerechtelijke procedure of een met redenen omkleed verzoek de bewaartermijn opschort, maakt het college de gevolgen voor de bewaartermijn, in de Staatscourant bekend.
** 4. .** Van alle administratieve bescheiden wordt het origineel bewaard. Hiervan kan worden afgeweken, indien het origineel wordt overgezet en bewaard op een andere gegevensdrager. Het overbrengen op een andere gegevensdrager geschiedt met juiste en volledige weergave van de gegevens en deze is de volledige bewaartermijn beschikbaar en kan binnen een redelijke tijd leesbaar worden gemaakt.
** 5. .** De administratie is zodanig ingericht en wordt zodanig gevoerd en bewaard, dat controle daarvan binnen een redelijke termijn mogelijk is. Daartoe verleent de subsidieontvanger of de penvoerder de benodigde medewerking met inbegrip van het verschaffen van het benodigde inzicht in de opzet en de werking van de administratie.
** 6. .** De computersystemen die gebruikt worden voor documenten waarvan uitsluitend een elektronische versie bestaat, voldoen aan aanvaarde beveiligingsstandaarden die waarborgen dat de bewaarde documenten aan de nationale wettelijke eisen voldoen en dat er voor controledoeleinden op kan worden vertrouwd.
** 7. .** Alle administratieve bescheiden zijn beschikbaar voor de subsidieontvanger. De subsidieontvanger is en blijft verantwoordelijk voor een correcte opslag van alle administratieve bescheiden, ook als hij een derde met de opslag belast.
** 8. .** Alle betrokken partijen in de financieringsstroom zijn verplicht om mee te werken aan audits, gevraagde documenten te delen met het college en dienen op geen enkele wijze het auditproces te verstoren. Onverminderd de HVF-verordening kunnen de Europese Commissie en de Europese Rekenkamer nog tot en met vijf jaar na ondertekening van de administratieve overeenkomsten HVF-audits uitvoeren.
Hoofdstuk 1.
Artikel 1.18.
Beschikbaarheid van bescheiden
Onderdeel van Subsidieregeling Gebiedsinvesteringen Netten op Zee