Art. 2.1 Strategisch Privacybeleid Gemeente Hoeksche Waard — Principes voor de verwerking van persoonsgegevens

De AVG is gebaseerd op een aantal principes voor de verwerking van persoonsgegevens. Gemeente Hoeksche Waard onderschrijft deze principes en stelt zich ten doel persoonsgegevens slechts te verwerken in overeenstemming met deze principes. Rechtmatige grondslag Persoonsgegevens worden door gemeente Hoeksche Waard slechts verwerkt in overeenstemming met de wet en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze. Dit betekent onder meer dat verwerkingen alleen plaatsvinden indien hiervoor een rechtmatige verwerkingsgrondslag bestaat. Veelal vloeit de grondslag voor een verwerking bij een gemeente voort uit een wet (wettelijke verplichting) of een publiekrechtelijke taak. Welbepaalde doeleinden Gemeente Hoeksche Waard verwerkt persoonsgegevens voor zeer uiteenlopende doeleinden. Zonder doel mogen persoonsgegevens niet worden verwerkt. De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op een wijze die noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor de gegevens zijn verkregen. Dit betekent dat gemeente Hoeksche Waard alleen die persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn om het doel te bereiken (ter zake dienend). Verdere verwerking Persoonsgegevens kunnen in bepaalde gevallen worden verwerkt voor andere doelen dan waarvoor ze in eerste instantie zijn verzameld. Daarbij geldt onder andere dat de twee doelen aan elkaar verwant moeten zijn, er zich geen nadelige effecten voor de betrokkenen voordoen, dan wel dat hiervoor extra waarborgen zijn getroffen. Gemeente Hoeksche Waard voert, voordat de verwerking start, een toets uit om te bepalen of de gegevens voor andere doelen mogen worden gebruikt op grond van de wet- en regelgeving. Minimale gegevensverwerking Gegevens mogen alleen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Als het doel waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt, zonder of met minder persoonsgegevens kan worden bereikt, dan kiest gemeente Hoeksche Waard bij voorkeur voor die mogelijkheid. Ook als het doel waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt op een wijze kan worden verwezenlijkt die minder inbreuk maakt op de privacy van de betrokkene, dan kiest gemeente Hoeksche Waard bij voorkeur voor die mogelijkheid. Juiste en actuele gegevens Gemeente Hoeksche Waard zorgt ervoor dat alleen persoonsgegevens worden verwerkt die juist en actueel zijn gelet op het doel waarvoor zij verzamelt zijn of vervolgens worden verwerkt. Gemeente Hoeksche Waard neemt redelijke maatregelen om persoonsgegevens juist en actueel te houden, onjuiste persoonsgegevens te actualiseren, te rectificeren en/of te wissen. Bewaartermijnen Gemeente Hoeksche Waard stelt de bewaartermijn van een verwerking vast aan de hand van wettelijke bepalingen en de selectielijsten. Gemeenten hebben op grond van de Archiefwet 1995 onder andere de plicht om zogenaamde selectielijsten op te stellen. Deze selectielijsten bepalen voor een selectie van documenten hoelang deze moeten worden bewaard. Gemeente Hoeksche Waard stelt de bewaartermijn vast op basis van noodzakelijkheid. Persoonsgegevens mogen dan niet langer worden bewaard dan noodzakelijk. Gemeente Hoeksche Waard bewaart gegevens alleen langer als deze geanonimiseerd worden, zodat directe of indirecte identificatie van een persoon niet meer mogelijk is. Integriteit en vertrouwelijkheid Gemeente Hoeksche Waard neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens, met name bijzondere persoonsgegevens, te beschermen tegen misbruik en onrechtmatige of ongeautoriseerde verwerking. Gemeente Hoeksche Waard handelt hierbij in overeenstemming met haar informatiebeveiligingsbeleid. Het informatiebeveiligingsbeleid verplicht gemeente Hoeksche Waard om informatie te beveiligen tegen ongeautoriseerd gebruik, vernietiging (per ongeluk of onrechtmatig), verlies of vervalsing, onbevoegde bekendmaking of toegang en alle andere onrechtmatige manieren van verwerking. Privacy by Design en Privacy by Default Gemeente Hoeksche Waard houdt bij de ontwikkeling van nieuwe diensten, systemen of processen rekening met aspecten van privacy en gegevensbescherming om zo te komen tot een zo optimaal mogelijke bescherming van Persoonsgegevens. Dit uitgangspunt wordt Privacy by Design genoemd. Gemeente Hoeksche Waard draagt er zorg voor dat concrete maatregelen zoveel mogelijk doorgevoerd worden in het ontwerp. Daarbij neemt de gemeente Privacy by Default als uitgangspunt: de standaardinstellingen zijn altijd zo privacy-vriendelijk mogelijk. Toegang tot gegevens Uitsluitend geautoriseerde gebruikers zijn bevoegd tot onder meer het invoeren, rechtstreeks raadplegen, wijzigen en verwijderen van persoonsgegevens voor zover aan hen hiervoor bevoegdheden zijn toegekend. Deze bevoegdheden worden verleend op grond van het binnen gemeente Hoeksche Waard geldend beleid voor toegang tot gegevens, waaronder haar informatiebeveiligingsbeleid. Het beheer van bevoegdheden wordt periodiek gecontroleerd. De gemeente hanteert daarnaast specifieke oplossingen en toepassingen, waaronder het bijhouden van loggegevens, om ongeautoriseerde toegang tot en niet toegestane verwerkingen van persoonsgegevens zo veel mogelijk te voorkomen en aan te pakken. Inbreuk in verband met persoonsgegevens Bij toegang tot, verlies of wijziging van persoonsgegevens bij gemeente Hoeksche Waard, zonder dat dit de bedoeling is, kan sprake zijn van een datalek. Dat moet, afhankelijk van het risico, worden gemeld bij de toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens) en soms bij de getroffen betrokkenen. Gemeente Hoeksche Waard registreert datalekken, zet de bevindingen om in verbeterpunten en ziet toe op de opvolging hiervan. Nadere regels ten aanzien van het vaststellen, melden en afhandelen van datalekken zijn opgenomen in het Protocol Datalekken gemeente Hoeksche Waard. Samenwerking Gemeente Hoeksche Waard schakelt soms derden in om persoonsgegevens in opdracht van haar te verwerken. Deze derden worden verwerkers genoemd. Ook een verwerker moet zich houden aan de privacyregelgeving en aan het Strategisch Privacybeleid van Gemeente Hoeksche Waard. De AVG verplicht gemeenten tot het maken van contractuele afspraken met verwerkers, zogenaamde verwerkersovereenkomsten. Samenwerkingsverbanden Verder kan het voorkomen dat gemeente Hoeksche Waard samenwerkt met andere organisaties om een taak van algemeen belang uit te voeren. In die gevallen kan sprake zijn van meerdere verwerkersverantwoordelijken (gezamenlijk of individueel). De gemeente maakt met bedoelde organisaties afspraken over de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt. Deze organisaties waarborgen een beschermingsniveau dat gelijk is aan dat van de gemeente. Doorgifte buiten de EER Doorgifte van persoonsgegevens aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie, vindt alleen plaats in overeenstemming met de relevante bepalingen in toepasselijke wet- en regelgeving en dit privacybeleid. Transparantie Gemeente Hoeksche Waard informeert de betrokkenen tijdig, op een zo eenvoudig mogelijke, begrijpelijke en toegankelijke wijze over het feit dat zij persoonsgegevens verwerkt, op welke wijze en voor welke doeleinden. De betrokkene wordt op heldere en laagdrempelige wijze geïnformeerd over zijn rechten en de wijze waarop hij deze kan uitoefenen. Alleen indien de wet anders bepaalt, wijkt gemeente Hoeksche Waard van deze informatieplicht af. Rechten van betrokkenen Iedereen heeft het recht om te vernemen welke persoonsgegevens gemeente Hoeksche Waard over hem/haar heeft verzameld en waarvoor deze worden gebruikt. Betrokkenen hebben de mogelijkheid om hun rechten uit hoofdstuk III van de AVG uit te oefenen, te weten het recht van inzage, recht op rectificatie, recht op verwijdering, recht op bezwaar, recht op beperking en recht op overdraagbaarheid. Nadere regels ten aanzien van de rechten van betrokkenen zijn opgenomen in het Protocol afhandelen verzoek om inzage Gemeente Hoeksche Waard. Geschillenbeslechting Indien de betrokkene van mening is dat gemeente Hoeksche Waard niet op een juiste wijze met zijn persoonsgegevens is omgegaan, kan hij een klacht indienen volgens de van toepassing zijnde Klachtenregeling gemeente Hoeksche Waard. Ook is hierin geregeld wat de mogelijkheden voor betrokkene zijn wanneer hij niet tevreden is over de afhandeling van zijn klacht door gemeente Hoeksche Waard. De betrokkene heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, met betrekking tot de naleving van wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens. Verantwoording Onder de verantwoordelijkheid van zowel het college van B&W als de gemeenteraad vindt een groot aantal verwerkingen van persoonsgegevens plaats. Daar vindt extern en intern toezicht op plaats. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt toezicht op de naleving van de privacyregels in Nederland. Daarnaast beschikt de gemeente over een interne toezichthouder: de Functionaris Gegevensbescherming (FG). De FG ziet erop toe dat de AVG intern wordt nageleefd. Gemeente Hoeksche Waard stelt voldoende middelen ter beschikking aan de FG om het toezicht adequaat uit te kunnen voeren. Verwerkingsregister Gemeente Hoeksche Waard beschikt over een verwerkingsregister, waarin alle verwerkingen van persoonsgegevens gedocumenteerd zijn en inzichtelijk zijn gemaakt. Gegevenseffectbeoordeling (DPIA) Als een verwerking mogelijk een hoog risico inhoudt voor de betrokkene, moet gemeente Hoeksche Waard een beoordeling uitvoeren van het effect van een verwerking van persoonsgegevens. Gemeente Hoeksche Waard voert in dat geval een gegevenseffectbeoordeling (ook wel ‘Data Protection Impact Assessment’ of ‘DPIA’ genoemd). Als uit de gegevenseffectbeoordeling blijkt dat er inderdaad hoge risico’s zijn verbonden aan de verwerking, moet de gemeente voldoende maatregelen nemen om de risico’s te verminderen. Als het niet lukt om (voldoende) maatregelen te nemen om dit risico te beperken, dan moet de gemeente met de AP overleggen, voordat zij met de verwerking start. Dit wordt een voorafgaande raadpleging2https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/voorafgaande-raadpleging genoemd. Functionaris gegevensbescherming (FG) Gemeente Hoeksche Waard is een overheidsinstantie die structureel en op grote schaal persoonsgegevens verwerkt, waaronder bijzondere persoonsgegevens. Gemeente Hoeksche Waard is daarom verplicht een FG aan te stellen. De FG is de onafhankelijke interne toezichthouder en heeft een adviserende, informerende en toezichthoudende taak. Dit betekent dat de FG toeziet op alle verwerkingen van persoonsgegevens. De FG brengt jaarlijks een verslag uit aan de gemeenteraad en het College van B&W van zijn werkzaamheden, bevindingen en aanbevelingen. PDCA Cyclus Gemeente Hoeksche Waard streeft ernaar om rondom de verwerking van persoonsgegevens in control te zijn en daarover op professionele wijze verantwoording af te leggen. In control betekent in dit verband dat gemeente Hoeksche Waard weet welke maatregelen genomen zijn ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens, dat er een planning is van de maatregelen die nog niet genomen zijn en dat dit geheel verankerd is in een Plan-Do-Check-Act-cyclus. Daarnaast gebruikt gemeente Hoeksche Waard de Privacy Baseline van het Centrum Informatiebeveiliging en Privacybescherming (CIP)3Producten/diensten - cip-overheid als het beoordelingskader voor het waarborgen van privacy compliance binnen de gemeente. De Privacy Baseline is een normenkader dat door de gemeente gebruikt wordt voor het duiden van privacy risico’s en de daarbij behorende beheersmaatregelen binnen de gemeente. Bewustwording Beleid en maatregelen zijn niet voldoende om risico’s op het terrein van het verwerken van persoonsgegevens uit te sluiten. Het is noodzakelijk om het bewustzijn in de gemeentelijke organisatie voortdurend aan te scherpen, zodat kennis van risico’s wordt verhoogd en (veilig en verantwoord) gedrag om persoonsgegevens zorgvuldig te verwerken wordt aangemoedigd. Iedere medewerker wordt aantoonbaar geïnformeerd over het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens, bijvoorbeeld via instructies. Dit gebeurt passend binnen de context van en bij het domein waarbinnen die worden verwerkt.

Rechtspraak bij dit artikel