De kaders voor de afzonderlijke projecten worden juridisch vastgelegd in een voorlopige beschikking (inclusief afsprakenbrief als bijlage) en een definitieve beschikking aan het schoolbestuur. Deze methodiek is vastgelegd in de Verordening. In de beschikking staat het budget dat voor de bouw of vernieuwbouw van het schoolgebouw beschikbaar wordt gesteld.
Via de afsprakenbrief die door beide partijen wordt ondertekend, zijn de rollen en verantwoordelijkheden van gemeente en schoolbesturen vastgelegd alsmede de benodigde ‘checks and balances’ tijdens het project. Door gemeente en schoolbestuur worden in een afsprakenbrief per project in ieder geval de volgende elementen vastgelegd:
Wie bouwheer is.
We rollen, taken en bevoegdheden die verband houden met het bouwheerschap.
De fasen in het project; Iedere fase wordt afgesloten met een fasedocument waarop het schoolbestuur en de gemeente akkoord moet geven voordat begonnen wordt aan de volgende fase.
De projectorganisatie en de werkwijze van projectgroep en stuurgroep. In de stuurgroep zitten vertegenwoordigers vanuit gemeente en schoolbestuur (of –besturen) die het mandaat hebben om fasedocumenten te accorderen.
De wijze en de momenten waarop de bouwheer verantwoording aflegt over de besteding van de beschikbaar gestelde middelen.
De risico’s, de eventuele maatregelen om die risico’s te voorkomen danwel te beheersen.
De te realiseren voorziening, het aantal te realiseren vierkante meters, het budget en de planning op basis van de uitgangspunten in het Uitvoeringsplan.
De randvoorwaarden op het vlak van stedenbouw, verkeer, planning en plantoetsing en bestemmingsplanvoorschriften.
Afspraken over medegebruik van het schoolgebouw en het schoolplein.
De eigen bijdrage van het schoolbestuur in de stichtingskosten en bij het PO de werkwijze van de businesscase om de eigen bijdrage te bepalen.
De wijze en organisatie van plantoetsing en betalingsritme, inclusief verrekening eigen bijdrage. Betaling vindt plaats na afronding van iedere projectfase in de stuurgroep op basis van volledige fasedocument en stukken en vastgelegd in de notulen. Partijen spreken nader af wat het betalingsregime is tijdens de realisatiefase, aansluitend op de werkzaamheden van de aannemer.
In het geval van alternatieve financiering: afspraken over de financiering en garantstelling.
De wijze van oplevering en verantwoording van de gerealiseerde voorziening. Het project wordt afgerond, niet alleen met een proces verbaal van oplevering, maar ook met een accountantsverklaring van het schoolbestuur (in geval school bouwheer is).
Hoofdstuk 6. › Paragraaf 6.1.
Artikel 6.1.2.
Beschikkingen en afsprakenbrieven
Onderdeel van Uitvoeringsplan Onderwijshuisvesting 2026 – 2030 2e tranche IHP