Openbaarheid en transparantie zijn de basis voor de legitimiteit van het welstandstoezicht en worden als volgt uitgevoerd.De commissievergaderingen (beraadslagingen en beoordeling) vinden in volledige openbaarheid plaats, tenzij op verzoek van de aanvrager en de gemeente hier om redenen die in de Wet openbaarheid van bestuur staan vermeld, van moet worden afgeweken. Indien de openbare behandeling van een plan niet gewenst is, dan wordt dit gelijktijdig met de aanbieding van de overige plangegevens en tekeningen bekend gemaakt aan de rayonarchitect. Belanghebbenden (opdrachtgever, architect, etc.) worden op verzoek in de gelegenheid gesteld om in de commissie een toelichting te geven op hun plan of een toelichting te verkrijgen op het advies.Zij kunnen hiertoe een afspraak maken via het team Vergunningverlening. Voor zover er in de agenda ruimte is voor dit overleg zullen deze afspraken worden gehonoreerd. In het andere geval worden zij naar de eerstvolgende vergadering doorgeschoven. Belangstellenden kunnen de vergadering van de welstandscommissie bijwonen. Zij hoeven daarvoor geen afspraak te maken, dit is echter wel gewenst. Belangstellenden mogen vanzelfsprekend vragen stellen. De welstandscommissie wordt gevraagd om een onafhankelijk en deskundig advies aan burgemeester en wethouders uit te brengen, binnen het vastgestelde kader van de welstandsnota. Belangstellenden worden zonodig extra geïnformeerd over een uitgebracht advies. In zeer bijzondere situaties kunnen burgemeester en wethouders de welstandscommissie vragen om belangstellenden te horen, voorafgaand aan de planbeoordeling. De agenda voor de welstandscommissie kan voor de vergadering worden ingezien bij het team Vergunningverlening. Dat deze agenda beschikbaar is, wordt gepubliceerd. De faciliteiten waarvan de welstandscommissie gebruik maakt, zullen waar mogelijk, worden geoptimaliseerd om de openbaarheid zoals voorgesteld in deze paragraaf verder te ondersteunen.