Wij kopen rechtmatig, doelmatig en doeltreffend in. Wij besteden op bewuste en zakelijke wijze aandacht aan onder andere het inrichten van een uitgavenanalyse, inkoopstrategieën en het verstevigen van contractbeheer en contractmanagement. Wij vinden het essentieel om op de hoogte te zijn van de kennis en ontwikkelingen in de markt en de markt te betrekken bij toekomstige aanbestedingen door bijvoorbeeld het houden van marktconsultaties. Continu wordt geïnvesteerd in inkoopkennis en onderzoeken wij de toepassingsmogelijkheden van kunstmatige intelligentie bij aanbestedingsprocedures. Tijdens de aanbestedingen stemmen wij vraag en aanbod in optimale concurrentiestelling op elkaar af en streven wij naar de beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV). Wij beperken zoveel mogelijk de administratieve lasten voor zoveel de gemeente als de marktpartijen. Wij doen dit onder andere door zoveel mogelijk uniforme documenten te gebruiken en aan te sluiten bij landelijke contractstandaarden en inkoopvoorwaarden. En waar van toegevoegde waarde besteden wij gezamenlijk aan met bijvoorbeeld andere gemeenten of via de Verenging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Wij streven in de aanbestedingen naar functioneel specificeren om de kennis en expertise van de marktpartijen zo optimaal mogelijk te gebruiken. Bovendien kan een marktpartij nieuwe technologieën of oplossingen inbrengen waardoor innovatie mogelijk is.
Algemene beginselen
Wij nemen bij onze inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel. Daarnaast nemen wij de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
gelijke behandeling: gelijke gevallen mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is;
non-discriminatie: discriminatie op grond van nationaliteit mag niet;
transparantie: de gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn;
proportionaliteit (evenredigheid): de gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. Wij passen het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
Integriteit
Onze gemeente heeft hoog in het vaandel staan dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde wetgeving en gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Wij willen uitsluitend zakendoen met integere bedrijven. Een toetsing van de integriteit van bedrijven is bij inkoop en aanbesteding in beginsel mogelijk, door de toepassing van uitsluitingsgronden.
Onafhankelijkheid ten opzichte van de contractpartner
Wij willen voorkomen dat er een dusdanige afhankelijkheid van opdrachtnemers ontstaat, dat afscheid nemen of overstappen niet mogelijk is zonder grote (financiële) gevolgen. Wij streven dus naar onafhankelijkheid ten opzichte van opdrachtnemers, zowel tijdens als na de contractperiode. Daarnaast achten wij het van belang dat opdrachtnemers niet afhankelijk worden van onze gemeente als opdrachtgever en een gezonde marktwerking bevorderd blijft.
Wij hanteren onderstaande wet- en regelgeving (of toekomstige versies daarvan):
Aanbestedingswet 2012 en Aanbestedingsbesluit;
Aanbestedingsreglement Werken (ARW) 2016;
Gids Proportionaliteit;
Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Haarlemmermeer 2025;
GIBIT-voorwaarden van de VNG (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij ICT) 2023
De Nieuwe Regeling (DNR) 2011 met herziene standaardafwijkingen Haarlemmermeer 2021;
Uniforme administratieve voorwaarden (UAV): UAV 2012 (versie 2025) en de UAV-GC2025;
Klachtenreglement bij aanbesteden Gemeente Haarlemmermeer (collegebesluit 11632951);
Archiefwet 1995;
landelijk opgestelde algemene voorwaarden voor specifieke branches met eventueel afwijkende bepalingen van onze gemeente.
Bepalen aanbestedingsprocedure
De te hanteren aanbestedingsprocedure bepalen wij op basis van de totale opdrachtwaarde, de complexiteit van de opdracht en of sprake is van grensoverschrijdend belang. Wij ramen de opdracht vooraf inclusief eventuele opties en verlengingen exclusief btw. Per opdracht wordt vastgesteld welke aanbestedingsprocedure geschikt en proportioneel is en dit wordt vanaf meervoudig onderhands vastgelegd in het startformulier. De raming gebruiken wij ook om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Wij hanteren onderstaande tabel om op basis van de opdrachtwaarde de aanbestedingsprocedure te bepalen.
Aanbestedingsprocedures
(opdrachtwaarden zijn exclusief btw)
Leveringen/ Diensten
Werk
Concessieopdracht
Sociale en andere specifieke diensten
Enkelvoudig onderhands
De gemeente vraagt minimaal aan één marktpartij een schriftelijk offerte.
Tot € 70.000
Tot € 150.000
Tot € 150.000
Tot de grens van Europees aanbesteden voor leveringen/diensten
Meervoudig onderhands
De gemeente vraagt ten minste aan drie en ten hoogste aan vijf marktpartijen een schriftelijke offerte.
Vanaf € 70.000 tot wettelijk bepaald*
Vanaf € 150.000 tot € 3.000.000
Vanaf € 150.000 tot wettelijk bepaald*
Vanaf de grens van Europees aanbesteden voor leveringen/diensten tot wettelijk bepaald*
Nationaal
n.v.t.
Vanaf € 3.000.000 tot wettelijk bepaald*
n.v.t.
n.v.t.
Europees *
*Wettelijk bepaald
*Wettelijk bepaald
*Wettelijk bepaald
*Wettelijk bepaald
*De Europese Commissie stelt elke twee jaar bij verordening nieuwe drempelwaarden vast.
Hoofdstuk 2.
Artikel 2.1
Wij zijn een aantrekkelijke en professionele inkoper en opdrachtgever
Onderdeel van Inkoopbeleid gemeente Haarlemmermeer 2025