Zoals hierboven al opgemerkt is openbaarheid het uitgangspunt. Wanneer mag dan geheimhouding worden opgelegd en wanneer kan besloten worden tot het houden van een besloten vergadering? Het antwoord op deze vraag volgt uit de artikelen 87 Gemeentewet en 5.1 Woo eerste en tweede lid.
Geheimhouding kan alleen worden opgelegd op grond van een belang als genoemd in artikel 5.1 Woo. Hierbij schrijft het eerste lid voor dat het openbaar maken van informatie achterwege blijft voor zover dit:
De eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen;
De veiligheid van de Staat zou kunnen schaden;
Bedrijfs- en fabricagegegevens betreft die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld;
Persoonsgegevens betreft als bedoeld in paragraaf 3.1 en 3.2 van de Uitvoeringswet AVG, tenzij de betrokkene uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor de openbaarmaking van deze persoonsgegevens of deze persoonsgegevens kennelijk door de betrokkene openbaar zijn gemaakt;
Nummers betreft die dienen ter identificatie van personen die bij wet of algemene maatregel van bestuur zijn voorgeschreven als bedoeld in artikel 46 Uitvoeringswet AVG, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de levenssfeer maakt.
Lid 1 van artikel 5.1 Woo bevat dus dwingende uitzonderingsgronden voor het principe dat openbaarheid het uitgangspunt is.
Lid 2 van hetzelfde artikel bevat een belangenafweging en bepaalt dat het verstrekken van informatie achterwege blijft voor zover het belang van openbaarmaking niet opweegt tegen het belang van:
De betrekkingen van Nederland met andere landen en staten en met internationale organisaties;
De economische of financiële belangen van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen, in geval van milieu-informatie slechts voor zover de informatie betrekking heeft op handelingen met een vertrouwelijk karakter;
De opsporing en vervolging van strafbare feiten;
De inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen;
De eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
De bescherming van andere dan in het eerste lid onder c genoemde concurrentiegevoelige bedrijfs- en fabricagegegevens;
De bescherming van het milieu waarop deze informatie betrekking heeft;
De beveiliging van personen en bedrijven en het voorkomen van chantage;
Het goed functioneren van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen.
Indien na het maken van de belangenafweging wordt geconcludeerd dat het belang van het openbaar maken van informatie niet opweegt tegen een van de in lid 2 genoemde belangen, dan dient dit besluit uitdrukkelijk gemotiveerd te worden (artikel 5.1 lid 3 Woo) . Openbaarmaking kan op basis van het vierde lid ook tijdelijk achterwege blijven indien het belang van de geadresseerde van de informatie om als eerste kennis te nemen van de informatie dit kennelijk vereist. In die situatie wordt in het besluit de termijn vermeld waarbinnen de openbaarmaking alsnog zal geschieden.
Artikel 1.1
Wanneer geheimhouding?
Onderdeel van Notitie geheimhouding en beslotenheid voor de gemeenteraad gemeente Alkmaar