Het is dus de raad of de raadscommissie die bepaalt of hij/zij in beslotenheid willen vergaderen. Het college kan natuurlijk altijd een verzoek doen aan de raad of de commissie om een onderwerp/voorstel in beslotenheid te behandelen. De Gemeentewet geeft niet aan dat hiervoor een expliciet besluit nodig is.
Van een besloten raads- of commissievergadering wordt een afzonderlijk verslag gemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt, tot de raad de geheimhouding opheft. Dit verslag ligt ter inzage op de griffie voor raadsleden en commissieleden (benoemde vertegenwoordigers van de fracties niet-raadsleden).
Bij een besloten vergadering wordt als volgt te werk gegaan:
De vergadering wordt in openbaarheid geopend.
De voorzitter deelt mee dat door ten minste een vijfde van het aantal leden dat de presentielijst heeft ondertekend verzocht is in beslotenheid te vergaderen OF de voorzitter deelt mee dat hij het nodig oordeelt de deuren te sluiten.
De voorzitter verzoekt belangstellenden en anderen die niet bij de vergadering aanwezig hoeven te zijn, de zaal te verlaten en sluit daarna de deuren. De online uitzendingen (lokale omroep en via het raadsinformatiesysteem/website) worden gestaakt.
Na het sluiten van de deuren vergewist de voorzitter zich ervan, dat de discussie in de zaal niet buiten de zaal te volgen is en dat de vergadering niet langer wordt uitgezonden.
Voor een besloten vergadering wordt een aparte presentielijst gebruikt. Hierop tekenen behalve de raads- en/of commissieleden ook eventuele overige aanwezigen.
De voorzitter stelt voor te besluiten dat met gesloten deuren wordt vergaderd. De vergadering (raad of commissie) beslist vervolgens of met gesloten deuren wordt vergaderd. Wanneer dit niet het geval is, worden de deuren weer geopend.
Op de agenda/annotatie van de voorzitter van de commissie/raad voor een besloten vergadering wordt daarom opgenomen: Vaststellen van de beslotenheid van de vergadering.
Indien tijdens de vergadering aanvullende schriftelijke stukken worden overgelegd (zoals een presentatie), dan geldt geheimhouding van rechtswege voor de personen die bij de vergadering aanwezig waren. Maar als een raads- of commissielid dat niet bij de besloten vergadering aanwezig daar kennis van wil nemen zal er toch een verplichting tot geheimhouding moeten worden opgelegd om onduidelijkheid over de status van het stuk te voorkomen. Ter voorkoming van misverstanden wordt in die situatie op de agenda/annotatie voor de voorzitter van de raads- en/of commissievergadering het volgende opgenomen: Opleggen geheimhouding en het uitspreken van de volgende zin: ‘’Stemt u in met het besluit geheimhouding op te leggen op de inhoud van de stukken die in deze vergadering zijn overgelegd, te weten ….’’
Van het vaststellen van de beslotenheid van de vergadering en eventueel op stukken opgelegde geheimhouding wordt expliciet melding gemaakt in het verslag. Dit verslag van het besloten deel van de vergadering is niet openbaar.
Tijdens een besloten vergadering wordt als laatste punt voor de sluiting aan de aanwezigen meegegeven dat er van rechtswege sprake is van geheimhouding omtrent hetgeen besproken is tijdens de vergadering. Daarnaast wordt nogmaals benadrukt dat de geheimhouding van toepassing is op het verslag van de besloten vergadering en op de stukken waar geheimhouding over is opgelegd.
Op de stukken die in de vergadering worden overlegd (notities, presentaties enz) en het verslag van de besloten vergadering wordt de geheimhouding kenbaar gemaakt met een stempel “geheim”.
De stukken en het verslag van de besloten vergadering worden op papier bewaard, eerst in een gesloten kast op de griffiekamer en later conform de Archiefwet.
Wanneer sluiting van de deuren voorzienbaar is, dan kan op de agenda van de vergadering worden aangegeven dat bij een bepaald agendapunt de deuren worden gesloten en dat daarover ‘naar verwachting’ in beslotenheid zal worden vergaderd. Het onderwerp wordt, omwille van de openheid zo volledig mogelijk weergegeven, tenzij dit te veel weggeeft over het geheime aspect van de vergadering of het onderwerp.
Artikel 2.2
Werkwijze
Onderdeel van Notitie geheimhouding en beslotenheid voor de gemeenteraad gemeente Alkmaar