Art. 2.2.3 Beleidsplan (V)IC 2025 -2028 — De (verbijzonderde) interne controle

Interne controle vormt de ‘first line of defence’ in het beheersingsproces en heeft als doel om onvolkomenheden in de uitvoering tijdig op te sporen en te corrigeren. De primaire beheersing wordt hiermee in de lijn geborgd. Hoe beter de procesbeheersing in de eerste lijn is geborgd, des te minder correctiewerk achteraf nodig is. Daarnaast draagt het bij aan vroegtijdige signalering en bijsturing. Verbijzonderde interne controle vormt de ‘second line of defence’. Deze controle vindt plaats buiten de eerste lijn en primaire uitvoering van het betreffende proces. Gecontroleerd wordt of het controleproces heeft gewerkt en correct is uitgevoerd. Door middel van de VIC wordt een objectief oordeel gegeven over de opzet, bestaan en werking van de interne controles en beheersmaatregelen van het betreffende proces. De focus ligt hierbij op de in het ICP opgenomen processen, dit zijn de processen met de grootste financiële en maatschappelijke risico’s. De uitvoering van de (V)IC is belegd bij het team Sturing, control en verantwoording onder regie van de concern auditor. De concern auditor rapporteert vanuit de tweede lijn aan de directeuren en teamleiders. Daarnaast rapporteert de auditor aan de concern controller als ‘third line of defence’. De concern controller toetst het geheel vanuit het perspectief van opzet, bestaan en werking alsook voor de juiste vertaling van alle samenhangende elementen richting de begroting en jaarstukken. De concern controller draagt zorg voor een kwalitatieve controle op de totaalrapportage, voor aanbieding aan de directie en toetst het concept voor de rechtmatigheidsverantwoording die team Financiën, Administratie en belastingen opneemt in de jaarrekening. Hiermee wordt de onafhankelijke positie ten aanzien van de VIC gewaarborgd. Verdedigingslijn Omschrijving 1e lijn Deelwaarneming na uitvoering op willekeurig geselecteerde dossiers. Belegd bij functionarissen in de lijn. 2e lijn VIC Controle op beheersing van de 1e lijn controlemiddel procescontrole en 10% deelwaarneming + fouten uit 1e lijn controle. Belegd bij team Sturing, Verantwoording en Control 3e lijn Controle op totaalrapportage en beheersing (opzet, bestaan en werking). Belegd in de staf, functie concern controller Accountant Controle getrouwe weergave jaarrekening (inclusief rechtmatigheidsverantwoording). Let wel: 2025 is het eerste jaar van de opbouw van de hernieuwde organisatie van de gemeente Achtkarspelen. Het kan zijn dat tijdens de opbouwfase er door formatieve tekorten en het ontbreken van kennis aanpassingen in de taken en rollen ontstaan om de controles goed uit te kunnen voeren. Zo kan het zijn dat er nog extra ondersteuning voor de 1e lijn controles moet komen omdat dit nog niet goed belegd kan worden in de lijn. Uitgangspunt is een adequate en kwalitatieve goede inrichting van de interne controle. In 2025 is er binnen de begroting financiële ruimte voor incidentele extra inzet van fte om de interne controle verder goed in te richten zodat deze toekomstbestendig is. De IC 1e lijn binnen het sociaal domein is eerst belegd bij het team Sturing, control & verantwoording. In de nieuwe organisatie moet verder uitgewerkt worden hoe de controles van het sociaal domein in het licht van de (controle)werkzaamheden van de kwaliteitsmedewerkers het meest effectief kunnen worden ingericht. Uitgangspunt is dat de (verbijzonderde) interne controle wordt uitgevoerd om: Te waarborgen dat de gemeente rechtmatig werkt volgens de wet en onze eigen beleidsregels en verordeningen; Te waarborgen dat de in de administratie en jaarrekening opgenomen gegevens juist, tijdig en volledig zijn verantwoord; Te waarborgen dat de baten en lasten en balansmutaties volgens de regels in de wet en het BBV tot stand zijn gekomen; Te waarborgen dat risico’s, voldoende zijn afgedekt door adequate beheersmaatregelen; Aanbevelingen te geven voor het verbeteren van de kwaliteit van de processen (is input voor AO/IB); Het college in staat te stellen een rechtmatigheidsverklaring te kunnen vaststellen; De externe accountant voldoende input te geven voor het controleren van de getrouwheid van de rechtmatigheidsverklaring van het college.

Rechtspraak bij dit artikel